KAKO PRAVILNO OBVLADATI UMETNOST DOLOČANJA PREDNOSTNIH NALOG

Ali ste vedeli, da določanje prioritet je umetnost? Pravzaprav je to umetnost, ki vas bo vodila do uspeha na katerem koli področju, ki je za vas pomembno. Ne glede na to, ali se počutite preobremenjeni z nalogami v službi, šoli ali v osebnem življenju, lahko določanje prednostnih nalog vnese jasnost in uspešno upravljanje s časom.

Pri določanju prednostnih nalog je treba vsak dan dobro pogledati, kaj imate na krožniku, in ugotoviti, katere naloge boste najprej opravili in katere boste pustili za konec. To je spretnost, ki zahteva veliko analize in jasnega razmišljanja, toda ko jo enkrat sprejmete, vam bo olajšala življenje.

Kako doseči učinkovito prednostno razvrščanje

Pogosto opažam dva pristopa k določanju prednostnih nalog na vašem seznamu opravil.

Najprej se lotite največjih nalog

Ideja je, da se tako, da se najprej spopadete z največjimi in najpomembnejšimi nalogami, spoprimete s pritiskom in tesnobo, ki se kopiči in vam preprečuje, da bi kar koli naredili - ne glede na to, ali govorimo o velikih ali majhnih nalogah. Leo Babauta je zagovornik te metode Big Rocks, ki sledi tej ideji.^[1]

Ko so velike stvari z vašega krožnika, se počutite manj obremenjeni z majhnimi nalogami, ki čakajo po njem. Za nekatere se zdi, da to vodi k bolj gladkemu postopku, ko poskušajo stvari narediti.Oglaševanje

Najprej se lotite nalog, ki jih lahko hitro in enostavno opravite

Zagovorniki te metode verjamejo, da boste z določitvijo prioritet in najprej reševanjem drobnega krompirčka po nekaj hitrih zmagah imeli manj hrupa, ki vas bo odvrnil od obrobja vaše zavesti.

Če verjamete, da boste prejeli in odgovorili na e-pošto, telefonirali in Google Reader postavili na ničlo, preden se potopite v visoko donosno delo, ste zagovornik te metode. Mislim, da bi lahko rekli Opraviti stvari (GTD) spodbuja tovrstne metode, saj metodologija privržencem svetuje, naj se takoj in potem lotijo nalog, ki jih je mogoče opraviti v dveh minutah.

To lahko privede tudi do manj stresa, saj vas misli ne bodo potegnile v toliko smeri, če je veliko majhnih opravil označenih z vašega seznama.

Z enim od zgornjih pristopov boste potrebovali motivacijo za izvajanje nalog, ki ste jim dali prednost. Oglejte si to Dejaven priročnik za motivacijo na zahtevo da si spodbudite in opravite stvari.

Vaš pristop k določanju prednostnih nalog

Ko se lotevate preprostih tehnik določanja prednostnih nalog, je pomembno, da se skozi nekaj preprostih korakov pripravite na to, da boste kaj naredili. Tu je nekaj nasvetov za začetek. Oglaševanje

1. Poiščite sprožilce stresa

Pri določanju prednostnih nalog je vedeti, kdaj narediti tisto, kar je popolnoma odvisno od vaše osebnosti, delovne etike in načina organiziranja vašega življenja.

Nekateri ljudje morajo opraviti nekaj manjšega dela, da bi našli občutek dosežka in jasnosti, ki jim omogoča, da se osredotočijo in lotijo večjih predmetov. Drugi se morajo spoprijeti z velikimi nalogami, sicer se bodo ujeli v zasedenem delu dneva in nikoli več ne bodo šli naprej, še posebej, če to število Google Reader noče dobiti ničle.

Na tej točki morate najprej odkriti, kaj vas bo bolj streslo. Ste zaskrbljeni in pod stresom, ko se soočite z nekaj velikimi nalogami ali številnimi majhnimi nalogami? Tisti, ki povzroči največ stresa, je tisti, ki ga je treba najprej opraviti.

2. Naredite seznam opravkov

Brez seznama opravil je nemogoče določiti prednostne naloge, saj ne veste natančno, kaj je treba opraviti vsak dan. Za najboljše rezultate poskusite sestaviti dnevni, tedenski in mesečni seznam opravkov. Tako se boste organizirali in zagotovili, da ne boste zamudili nobenega pomembnega dela ali nujnih nalog.

3. Analizirajte stroške in koristi

Vsaka naloga na seznamu opravil ima stroške in koristi, ki jih prinese. Naloge z največjo prednostjo so pogosto tiste z visokimi stroški / velikimi koristmi, vendar so naloge, na katere se morate najprej osredotočiti z metodo določanja prednostnih nalog, običajno naloge z nizkimi stroški / visokimi koristmi. To je znano kot metoda tehtnice in več o tem lahko izveste tukaj . Oglaševanje

4. Spoznajte svoje vrhove in korita

Vem tudi, da moj vrhunec, učinkovit delovni čas ne pride ob točno določenem času, kot pri mnogih ljudeh, vendar imam več vrhov, razdeljenih na nekaj korit. Začutim, kaj prihaja, in poskušam ohraniti svoj urnik dovolj prilagodljiv, da se lahko prilagodim.

Če se borim z vrhovi in koriti, bom manj naredil; če pa opravljam določene vrste dela v vsakem obdobju dneva, ko pridejo, bom s podobnim delom opravil več kot večina drugih.

V katerem dnevu se pogosto počutite najbolj produktivne? Takrat bi morali delati na svojih prednostnih nalogah. Čas, ko se počutite zaspani ali nemotivirani, je najbolje uporabiti za naloge z nizkimi stroški / ugodnostmi.

Spodnja črta

Sistemi za določanje prioritet sami niso pomembni. Večina jih bo delala za skupino ljudi in jim pomagala, da bodo prišli na pravo pot.

Pomembno je, da ne nasedate enemu pravilniku o določanju prednostnih nalog dokler sistemov ne preizkusite veliko in ugotovite, katera metoda kronološkega določanja prednosti je primerna za vas.Oglaševanje

Če sistem, ki ga že uporabljate, deluje odlično, potem se ni treba truditi, da bi preizkusili druge - v svetu osebna produktivnost , preveč enostavno se je zapletati z nečim, kar deluje, in se ne morete vrniti v nekdanji utor.

Ko odkrijete, kaj vas motivira in vam pomaga, da se počutite najbolj produktivne, se držite tega, dokler ne začutite, da ste se dotaknili občutka dosežka. Takrat je morda čas, da preidete na boljši sistem določanja prednostnih nalog za vaše spreminjajoče se potrebe.