KAKO USTVARITI SEZNAM OPRAVIL, KI SUPER POVEČA VAŠO PRODUKTIVNOST

Ura je 6:00, in pravkar ste se zbudili. Po tuširanju je čas, da pojeste zajtrk, ujamete novice z branjem jutranjega časopisa in nato začnete z delom. Počutite se sproščeno in srečno. Za ta dan imate zelo velika pričakovanja in želite biti čim bolj produktivni s svojim seznamom opravkov.

Hitro naprej do 14. ure istega dne. Delate na hitro in komaj ste imeli priložnost vzeti odmor za kosilo. Zaradi natrpanega urnika se začnete počutiti nekoliko stresno in utrujeno. Poleg tega se zdi, da se morate vrniti k določenim nalogam in jih popraviti, ker se niste imeli časa osredotočiti nanje pravilno.

Želite si, da bi našli gumb za ponastavitev, da bi lahko dan začeli od vsega z drugo strategijo.

Verjetno ste doživeli naslednje: dan ste načrtovali prejšnjo noč in čutili ste, da ste na vrhu svojih nalog. Vendar so se stvari začele zgrešiti, ko ste na seznam dodajali naloge in končno je bil seznam opravil dolg veliko kilometrov. Vaš seznam opravkov je vseboval tudi naloge, ki jih je bilo v enem dnevu skoraj nemogoče opraviti.

Druga točka, ki je prispevala k vašemu napornemu in stresnemu dnevu, je bila nerazumevanje, koliko časa bo trajalo dokončanje določene naloge in kdaj jo morate izvesti. Če bi imeli te podatke, bi bilo lažje ugotoviti pravi čas za izvajanje naloge.

Končno v vaših načrtih res ni bilo prožnosti. Pozabili ste dodati medpomnilnik med nalogami in razumeli ste, da so določene naloge veliko večje od tistih, ki se zdijo zunaj.

Ampak veste kaj - zgolj ti razlogi niso bili glavni razlog za vaš stres in zasedenost. Nadaljujte z branjem, da ugotovite, kaj je bilo to.

Kazalo

Kaj se ljudje narobe seznamijo z opravili
Sestavni deli odličnega seznama opravil
Kako ustvariti seznam opravkov, ki poveča vašo produktivnost
Spodnja črta
Več nasvetov za produktivnost

Kaj se ljudje narobe seznamijo z opravili

Ali res veste, kaj naj bi počeli?

Koliko časa ste dejansko porabili za načrtovanje dneva - je bilo le 5 minut, ko vas je televizor motil?

Če je tako, potem je bil to verjetno največji razlog, zakaj je vaš dan postal tako stresen.Oglaševanje

Ko načrtujete svoje dneve, bi morali resnično razumeti naloge, ki jih nameravate izvesti, in kaj je potrebno za njihovo izpolnitev. To je potrebno, zlasti pri pomembnih nalogah, saj lahko napredujete pri nalogah, ki so najbolj pomembne.

Pomanjkanje časa, porabljenega za načrtovanje, se bo pokazalo tudi kot preveč velikih nalog, nabitih na vaš dnevni seznam. Če nalog niste razčlenili na manjše koščke, jih verjetno čez dan ne boste opravili. Zaradi tega se premagate, ker niste izpolnili seznama opravil.

Nazadnje, ne sestavljajte seznama opravil kot neko drugotno stvar, ki jo poskušate narediti čim hitreje. Pravzaprav, ko boste več pozornosti posvetili seznamu opravil za naslednji dan, bolj verjetno je, da bo seznam za vas realen in manj stresen.

Sestavni deli odličnega seznama opravil

Ko govorim o dobrem seznamu opravil, menim, da so te značilnosti del tega:

Uravnoteženo

Seznam nalog vsebuje tako pomembne kot manj pomembne naloge. Priznajmo si: čeprav bi vsi radi delali samo pomembne naloge (npr. Tiste, povezane s cilji), moramo poskrbeti tudi za manj pomembne naloge (na primer vodenje opravkov, skrb za vaše gospodinjstvo ali druge vsakdanje stvari) ).

Dovolj prilagodljivosti

Kaj se zgodi, ko načrtujete nalogo, vendar je ne morete skrbeti? Ali imate pripravljen načrt B? Če ne, poskusite ugotoviti, kakšen alternativni ukrep lahko izvedete v teh scenarijih.

Čas za prehode

Razumejte, da prehodni časi tudi pojedo vaš čas. Ko načrtujete seznam opravil, poskrbite, da bo tudi ta čas vključen v vaše načrte. Če dodate nekaj dodatnega vmesnega pomnilnika med opravili, bo vaš seznam bolj prilagodljiv in realističen.

Ne preveč nalog za en dan

Težko je natančno določiti, koliko nalog bi morali imeti na svojem dnevnem seznamu. Odvisno od vaše situacije, vendar sem pripravljen trditi, da bi moralo kar koli med 5 in 10 nalogami zadoščati za en dan.

Razumejte, da so nekatera opravila zelo hitra, zato je lažje vključiti več in organizirati svoje naloge v določenih dneh. Prepričajte se, da so na seznamu tudi pomembne naloge, da boste lahko nadaljevali s svojimi večjimi projekti.

Ščit zaščite

Okoli seznama opravil ustvarite zaščitni ščit, tako da bo nanj prišlo čim manj nalog in da se število elementov na seznamu čez dan ne bo povečalo.Oglaševanje

V prvem primeru poskusite odpraviti vire za svoje naloge. To storite tako, da zmanjšate svoje obveznosti in omejite projekte, ki jih imate. Dejstvo je, da več kot imate obveznosti (ali projektov), večja je verjetnost, da se bodo končale kot naloge za vaš dnevni seznam.

V drugem primeru naj bo seznam zaprt. Tega koncepta sem se naučil z branjem Naredi to jutri in druge skrivnosti upravljanja s časom avtor Mark Forster. Če želite ustvariti zaprt seznam opravil, morate le narisati črto pod zadnjo nalogo na seznamu.

Ko to storite, čez dan na svoj seznam ne smete dodajati novih nalog. To zagotavlja, da se število nalog dejansko zmanjšuje z dnem.

Kako ustvariti seznam opravkov, ki poveča vašo produktivnost

Sestaviti seznam, ki ga lahko dejansko izpolniti naslednji dan , naredite naslednje:

1. Odpravite nepotrebne naloge

Preglejte svoje obveznosti in se odločite, ali jih resnično potrebujete.

Na primer, bil sem aktiven član našega lokalnega računalniškega kluba v domačem kraju, potem pa sem ugotovil, da za to dejavnost nimam več dovolj časa. Čeprav sem še vedno član kluba, v njegovih dejavnostih ne sodelujem več. To je odpravilo naloge, povezane s to zavezo.

2. Vzemite si čas za načrtovanje seznama

Ne hitite z ustvarjanjem seznama opravil - porabite nekaj časa za fazo načrtovanja. Če je potrebno, se izolirajte za del načrtovanja, tako da greste v ločeno sobo v vašem domu (ali celo na prosto). Tako lahko naloge dejansko dobro premislite, preden jih uvrstite na seznam opravkov.

Ko načrtujete, poskusite s svojim seznamom preživeti vsaj 15 minut.

3. Pomaknite pomembna opravila na začetek

Ko načrtujete svoj dan, se prepričajte, da so pomembne naloge na začetku vašega seznama. To zagotavlja, da boste te naloge opravili čim prej.

Kot bloger na primer poskrbim, da imam na začetku seznama naloge za ustvarjanje vsebine. Takoj ko se zbudim, te naloge takoj napadem in jih opravim, preden grem v službo.Oglaševanje

4. Sledite ponavljajočim se opravilom

Morda imate na seznamu ponavljajoče se naloge, toda ali veste, koliko časa potrebujejo za njihovo izvedbo?

Če tega ne storite, si nekaj časa sledite, da to ugotovite. To vam pomaga bolje načrtovati dan, saj veste, koliko časa opravilo opravi in ali je v vašem urniku določena časovna reža, kdaj bi lahko nalogo izvedli.

5. Razporedite podobna opravila

Oglejte si svoj seznam in ugotovite, ali obstajajo podobne naloge, ki jih lahko paketno obdelate. Tako lahko nekatere naloge hitreje in enostavneje spravite s seznama.

6. Podrobneje določite naloge

Na seznam ne vključite samo naloge, kot je izdelava spletnega mesta; preverite, ali ste nalogo razdelili na manjše koščke. Manjše kot so naloge, lažje jih je opraviti pred rokom.

7. Naredite nekaj priprav vnaprej

Na nekatere naloge se pripravite vnaprej.

Na primer, ob nedeljah pišem orise svojih gostujočih objav, da lažje (in hitreje) začnem pisati dejanske objave, ko se zbudim. Z malo pripravljalnega dela pospešim stvari in poskrbim, da se naloge opravijo, ko pride pravi dan.

8. Avtomatizirajte vzdrževanje

Seveda bi lahko na svojem osebnem seznamu opravil uporabili pristop s pisalom in papirjem, vendar poskusite izkoristiti tudi tehnologijo. Pravzaprav poskusite najti orodje, ki za vas skrbi za vzdrževanje seznama opravil. Moje najljubše orodje je Nozbe , vendar obstajajo druge aplikacije za upravljanje opravil da lahko poskusite tudi vi.

9. Spoznajte svoje vrste nalog in svoj urnik

Nazadnje, ko načrtujete svoj dan, si zastavite naslednja vprašanja:

Kaj imam še na urniku?

To vprašanje se nanaša na vaš osebni urnik. Če na primer potujete, se prepričajte, da vaš seznam odraža to dejstvo. Ne poskušajte zapolniti seznama s preveč nalogami, saj je bolj verjetno, da jih boste opravili le majhen del.

Ali je naloga vratar?

To vprašanje sprašuje, ali naloga blokira druge naloge, ki jih je treba izvesti.Oglaševanje

Vsake toliko časa imamo morda nalogo, za katero je treba najprej poskrbeti. Ko to storite, lahko šele nato poskrbite za naslednje naloge.

Ko se osredotočite na ustvarjanje seznama nalog osredotočeno, boste lahko vratarje zlahka opazili.

Ali imam na svojem seznamu ledene gore?

To vprašanje sprašuje, ali je vaša naloga dejansko veliko večja, kot se zdi. Včasih, ko začnete delati z nalogo, boste kmalu ugotovili, da je veliko večja od tiste, ki ste si jo sprva mislili (primerjajte jih z ledenimi gorami, kjer je zgolj vrh ledene gore nad vodo, večina ledu pa spodaj) .

Še enkrat, ko se med fazo ustvarjanja dovolj osredotočite na seznam opravil, lažje opazite te ledene gore in razdelite naloge na manjše, bolj obvladljive koščke.

Ali je naloga odvračanje pozornosti?

Niso vsa opravila enakovredna: nekateri prenašajo več motenj, drugi pa zahtevajo vašo vso pozornost.

Na primer, lahko preverim svoj tok v Twitterju ali preprosto vzdržujem bloge, tudi kadar sem v bližini svoje družine. Te naloge niso moteče in zanje lahko poskrbim, četudi jim nisem v celoti posvečen.

Spodnja črta

Če še vedno težko dosežete vsakodnevne naloge na seznamu opravil, analizirajte razloge, zakaj se je to zgodilo. Če sploh, se ne premagajte, ker niste končali seznama opravil.

Nihče ni popoln in na svojih napakah se lahko učimo.

Za izdelavo odličnega seznama opravil je treba malo vaditi. Ko pa se boste naučili sestavljati vse koščke, bodo stvari videti veliko boljše in na splošno boste bolj produktivni.