Potrebno je biti produktiven, da se stvari naredijo pravilno in pravočasno. Kako torej veste, katere naloge so bistvene in katere lahko počakajo? Odgovor je v matriki za določanje prioritet, znani tudi kot Eisenhowerjeva matrica.

Matrica je svoje ime dobila po Dwightu Davidu Eisenhowerju.

Eisenhower je bil general ameriške vojske in 34. predsednik ZDA od leta 1953 do 1961. Kot general s petimi zvezdicami in vrhovni poveljnik ameriške vojske je pripravil strategijo zavezniške invazije na Evropo.^[1]

Eisenhower je moral vsakič sprejeti težke odločitve o tem, katerim nalogam dati prednost med mnogimi, na katere se je moral osredotočiti vsak dan. Tako je prišel do znamenite Eisenhowerjeve matrice ali matrike za določanje prioritet.

Kazalo

1. Kaj je matrika za določanje prioritet?
2. Kako uporabiti matriko za določanje prioritet
3. Zaključek
4. Več nasvetov o določanju prednostnih nalog

Kaj je matrika za določanje prioritet?

Matrika prednostnih nalog je orodje za ocenjevanje vaših nalog glede na nujnost. Pomaga vam pri poznavanju kritičnih dejavnosti in tistih nalog, ki bi jih morali obiti, in so lahko koristne pri vodenju projektov, majhnih podjetjih ali osebnih nalogah.

Eisenhower je o matriki slavno dejal:

Večina nujnih nalog ni pomembnih in večina pomembnih nalog ni nujnih.

Ta citat je postal maksima za Eisenhowerja pri upravljanju svojega časa.

V matriki za določanje prioritet so štirje kvadranti, ki pomagajo primerjati izbire, kaj storiti prvi in ​​zadnji, kar vam omogoča prednostno razvrščanje projektov in oblikovanje strateškega načrta^[dva].

Oglaševanje

Kvadranti so:

• Ali
• Razpored
• Delegat
• Odpraviti

Ali

Do je prvi kvadrant v matriki za določanje prioritet in vključuje pomembne dejavnosti. Se pravi tiste naloge, ki jih morate nujno izvesti - krize, roki in vprašanja, ki zahtevajo vašo nujno pozornost in so zelo pomembna za vaše življenjsko poslanstvo.

Hw veste, katera naloga spada v ta kvadrant?

Začnite z analizo svojih prednostnih nalog in nato ugotovite, ali spada v merila »naredi zdaj«. Če je naloga dosegljiva v enem dnevu ali v 24 do 48 urah, je nujna.

Drug pristop, ki ga lahko uporabite pri določanju prednostnih nalog v tej kategoriji, je, da Mark Twain sprejme načelo jej žabo. To načelo priporoča najnujnejše dejavnosti takoj, ko se zbudite.

Tu je praktičen primer.

Recimo, da morate pripraviti strategijo vsebine in poslati poročilo svojemu upravitelju. Sobota je, rok za oddajo pa ponedeljek. Ali lahko rečemo, da je aktivnost nujna? Vsekakor!

Razpored

Drugi kvadrant matrike za določanje prioritet je urnik. Matrika prednostnih nalog naloge iz te kategorije razvršča med pomembne, vendar ne tako nujne.

So dolgoročni cilji in naloge brez takojšnjega roka. Te naloge bi lahko vključevale meditacijo, dnevnike, študij, družinski čas in vadbo.

Aktivnosti v tem kvadrantu lahko načrtujete za drugo obdobje. Na primer, telovadite za dobro zdravje, vendar si lahko za to določite čas.Oglaševanje

Te dejavnosti razporedite tako, da se ne bodo prenesle v kvadrant Naredi ali Nujno. Prepričajte se, da imate dovolj časa za njihovo izvedbo.

Delegat

Tretji kvadrant matrike za določanje prioritet je Delegate.

Te naloge za vas niso pomembne, so pa nujne za druge. Tu nastopi timsko delo.

Tehnično lahko opravljate naloge v tej kategoriji, vendar je smiselno jih pooblasti . Prenos nalog vam bo zagotovil več časa za izvajanje dejavnosti v prvih dveh kvadrantih.

Spremljajte tudi naloge, ki ste jih prenesli. Prava izguba časa bo le, če nimate sistema sledenja za prenesene naloge.

Odpraviti

Zadnji kvadrant poudarja vaše produktivne morilce. So naloge, ki niso pomembne za vaše cilje in niso nujne. Edini način za povečanje produktivnosti je njihova odprava.

Nekateri primeri neprestano preverjajo telefon, gledajo filme ali igrajo video igre.

Lahko so tudi slabe navade, ki jih morate prepoznati in izbrisati iz dnevnega in tedenskega urnika.

Uspešni ljudje so se naučili, kako določiti prednost in se držati pomembnega. Naučili so se najti boljšega človeka za nalogo ali odpraviti manj pomembne naloge.

Upoštevajmo dve navdihujoči osebnosti, ki sta oblikovali svoj sistem določanja prednostnih nalog.Oglaševanje

Warren Buffet je razvil model za določanje prednostnih nalog na dveh seznamih, da bi ugotovil, kateri nalogi si zasluži njegovo največjo pozornost. Bistvo je, da se zaobidejo stvari, ki so pomembne in koristne, vendar niso na prvem mestu.

Mark Ford, poslovni svetovalec, tržnik, samozaposlen milijonar in avtor je zasnoval svojo strategijo:

Začnite delati na najpomembnejši prednostni nalogi, si oddahnite, opravite drugo najpomembnejšo nalogo, si oddahnite, nato do popoldneva razvrstite manj pomembne dejavnosti in morebitne naloge, ki jih je prejel od drugih posameznikov.^[3]

Kako uporabiti matriko za določanje prioritet

Uporaba matrike za določanje prioritet je lahko zapletena, če ste novi v njej, vendar se lahko z nekaj preprostimi koraki naučite uporabljati na najboljši možen način.

1. Naštejte in razvrstite svoje prednostne naloge

Označite vse naloge, ki jih morate opraviti v enem dnevu. Nato jih razvrstites tehtanimi merilitemelji na nujnosti in pomembnosti.

Ugotovite katero koli dejavnost, ki zahteva takojšnje ukrepanje. Mislim na nalogo, ki bi lahko, če tega dne ne dokončate, povzročila resne posledice. Če na primer ne predložite strategije vsebine, drugi pisalci vsebine ne morejo delati. To pomeni, da morate preveriti visoko prioritetne odvisnosti.

2. Določite vrednost

Naslednji korak je preučiti pomen in oceniti, kateri izmed njih najbolj vpliva na vaše podjetje ali organizacijo. Kot pravilo lahko preverite, katere naloge imajo večjo prednost kot druge. Na primer, morate upoštevati zahteve stranke, preden začnete skrbeti za kakršno koli notranje delo.

Vrednost lahko ocenite tudi tako, da preučite, kako naloga vpliva na ljudi in stranke v organizaciji. Na kratko, večji kot ima naloga na ljudi ali organizacijo, večja je prednost.

3. Odstranite najbolj zahtevno nalogo

Odlašanje ni simptom lenobe, izogibanje pa je. Resnica je, da se boste navadno izogibali nalogam, ki jih nočete opravljati. Nekdanji predsednik uprave Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, je nekoč dejal, da bo najprej prišel do najstrašnejše naloge, ko bo prišel v pisarno.

Brian Tracy je te naloge imenoval žabe, ki jih morate jesti. To bo odstranilo nadležno strahovanje, ki vas pritiska, ko preložite potrebne naloge^[4]. Tu lahko pomaga matrika prednostnih nalog; takoj pojejte žabe Do.Oglaševanje

Če potrebujete pomoč pri premagovanju odlašanja, si oglejte Ta članek .

4. Vedite, kaj je za vas pomembno

Dokler ste v tem kozmosu, se boste vedno srečevali z različnimi odločitvami, ki so lahko v nasprotju z vašimi cilji. Na primer, fantastična promocija, ki zahteva pretirana potovanja, vas bo izolirala od pomembnih odnosov. Če se ne zavedate prioritet, ga lahko sprejmete, čeprav je vaša družina vaša prednostna naloga.

Zato je smiselno prepoznati, kaj je za vas pomembno, in se pripraviti, da teh pomembnih stvari ne ogrožate zaradi takojšnjega užitka ali koristi.

Jogi Berra je to napisal takole:

Če ne poznate svojega cilja, boste morda končali kje drugje.

5. Vzpostavite redni brez delovnega časa

Izvršna direktorica YouTuba Susan Wojcicki je vzpostavila pravilo, da ne preverja svojih e-poštnih sporočil med 18. in 21. uro. Po poročanju CNN Business je bila prva ženska, ki je zahtevala porodniški dopust, ko je Google šele začel. Času večerje z družino daje prednost, čeprav je izvršna direktorica YouTuba^[5].

Ali je mogoče skrajšati čas za naše odnose in interese zunaj službe?

Seveda in zato morate določiti svoj delovni čas. Ta pristop vam bo omogočil, da obnovite raven energije za naslednjo nalogo. Prav tako boste v najboljšem položaju za samoogled, saj niste v običajnem delovnem območju.

6. Vedite, kdaj se ustaviti

Včasih lahko dosežete vse, kar je na vašem seznamu. Ko ste prednostno razporedili svojo delovno obremenitev in ocenili ocene, odstranite preostala opravila s seznama prioritet in se osredotočite na najnujnejša in najpomembnejša opravila.

Zaključek

Ni dovolj, da si uspešen v službi. Zagotovite si čas za družino in pomemben odnos v vašem življenju.Oglaševanje

Začetek in iskanje časa sta morda zapletena, toda z nekaj vaje z uporabo matrike za določanje prednostnih nalog boste ugotovili, da ste bolj produktivni in bolje delite svoj čas med pomembnimi stvarmi.

Več nasvetov o določanju prednostnih nalog

• Kako določiti prednost v 10 minutah in delati 10-krat hitreje
• Nazaj na Osnove: Določanje prioritet
• Kako prednostno razvrstiti delo, ko se vse zdi pomembno

Krediti za predstavljene fotografije: William Iven preko unsplash.com

Referenca