Iskanje učinkovitega in uspešnega menedžerja, ki ne zna pravilno upravljati svojega časa in svojih zaposlenih, je nekoliko podobno iskanju samoroga. Ne boste, ker ne obstajajo. Vsakdo dobi enako število ur na dan, da izpolni naloge, ki potrebujejo njegovo pozornost. Kako boste izkoristili svoj čas, bo na koncu določeno, ali ste te naloge uspešni ali ne.

Ne glede na to, ali ste prvič menedžer ali preprosto potrebujete malo tečaja za osvežitev znanja, bo učenje in uporaba ustreznih veščin upravljanja časa močno prispevalo k vašemu uspehu v karieri.

Preden se lotimo učinkovitih veščin upravljanja časa za menedžerje, se pogovorimo o tem, zakaj in kaj glede upravljanja časa. Upravljanje s časom je preprosto metoda organiziranja, kako najbolje izkoristiti 24 ur na dan za izvajanje osebnih in poklicnih nalog.

Eisenhowerjeva matrica, ki jo je razvil ameriški predsednik Dwight Eisenhower, je upravljanje časa razdelila v štiri skupine:^[1]

Naredite najprej, razporedite, pooblastite in ne delajte.

Vse veščine upravljanja časa spadajo nekam v to matriko. Če se naučite učinkovito razdeliti svoj čas in naloge, boste lahko dosegli cilje in uspešno vodili svojo ekipo - ne da bi pri tem izgubili zdrav razum.

1. Vedeti, kako pravilno načrtovati cilje

Benjamin Franklin je nekoč rekel,

Če vam ne uspe načrtovati, načrtujete neuspeh.

Oče ustanovitelj je resnično udaril žebelj v glavo in ključno je učenje, kako pravilno načrtovati cilje svoje ekipe. Kar zadeva cilje, morate določiti dnevne, tedenske, mesečne in celo letne cilje, ki jih lahko razdelite na obvladljive naloge.

Če želite na primer v enem letu povečati obisk spletnega mesta podjetja za 10 odstotkov, boste morali določiti merljive mejnike tedensko, mesečno in pri šestmesečni meji, da cilj ostane na pravi poti. .

Oglejte si ta navodila za določanje kratkoročnih in dolgoročnih ciljev:

• Kako določiti kratkoročne cilje za uspešno in dobro izpolnjeno življenje
• Surefire način za določanje dolgoročnih ciljev in doseganje uspeha

2. Dobra komunikacija bo naredila svet sprememb

Dobra komunikacija lahko naredi ali pretrga katero koli zvezo - osebno ali poslovno - in kadar se vodja bori s svojim upravljanjem časa, komunikacija pogosto trpi. Če pa si vodja vzame čas in prisluhne ter jasno komunicira s svojo ekipo in strankami, lahko to bistveno vpliva na uspeh podjetja.

Redno komunicirajte s člani svoje ekipe, da zagotovite, da si prizadevajo za jasno postavljene mejnike. Tudi upravitelj, ki jasno in redno komunicira s strankami, je bolj verjetno, da bo razvil svoje podjetje. Bodite prepričani, da svoj čas izkoristite s premišljeno komunikacijo.

Naučite se 7 načinov za zagotovitev učinkovite komunikacije pri delu .

3. Ključna je dobra organizacija

Močna organizacija, ki vključuje tako prenesene naloge kot tudi vaš dejanski delovni prostor, sta ključnega pomena za učinkovito upravljanje časa za vodje. Če je vaša ekipa neorganizirana in ljudem ni jasno, katere naloge so na njihovem krožniku ali na koga bi se morali obrniti po pomoč, bodo trpeli vsi zastavljeni cilji.

Dobra komunikacija in dobra organizacija gresta z roko v roki, ko izkoristite svoj čas.Oglaševanje

Kar zadeva organizacijo vašega delovnega prostora, no, če želite, da je vaša spalnica neurejena doma, je to vaša stvar, vendar nered v poslovanju nima prostora. Vsaka minuta, ko iščete zgrešeno datoteko, je zapravljena minuta, ki bi jo lahko bolje porabili.

Zakaj si jih ne bi ogledali 15 najboljših nasvetov za organizacijo pisarn in še več ?

4. Učinkovito delegiranje je vse

Učinkovito pooblaščanje bo pomagalo člane vaše ekipe pripraviti na samozavestno in učinkovito delo. Kot vodja ste odgovorni, da ocenite, kdo iz vašega osebja je najbolj primeren za katero nalogo, in dodelite odgovornosti, ki so z njo povezane. Če ne prevzamete vodstvenih nalog in ne prenesete nalog, boste zapravili le čas vas in članov vaše ekipe.

S skrbnim prenašanjem različnih nalog in zagotavljanjem, da bodo vaši uslužbenci imeli vse, kar potrebujejo za izpolnitev teh nalog, vas bodo člani ekipe manj potrebovali pri opravljanju dela.

Naučite se umetnosti prenašanja v tem priročniku: Kako učinkovito prenesti delo (dokončni vodnik za voditelje)

5. Načrtujte pravilna opravila ob pravem času

Če bi gradili avto, ne bi najprej začeli s poskusom namestitve zvočnega sistema, preden je bil okvir postavljen, kajne?

Prvi blok Eisenhowerjeve matrike je Naredi najprej, kar pomeni, da se odločite, katere ključne naloge morate izločiti, preden preidete na naslednjo stvar. To so lahko majhne stvari, kot je odgovor na poizvedbo šefa ali pa so večje, na primer dokončanje načrtov za novo strategijo socialnih medijev.

Bistvo je, da se naučite dati prednost najpomembnejšim nalogam vsakega dne, kako dolgo jih boste morali opraviti in kdaj jih je treba obravnavati.Oglaševanje

Tu je tehnika za lažje določanje nalog: Kako določiti prednost v 10 minutah in delati 10-krat hitreje

6. Naučite se prepoznavati večopravilne pasti

Vsakdo ima več stvari, ki jih mora narediti, toda ko poskušamo žonglirati z vsemi temi stvarmi naenkrat, bodo nekatere zagotovo udarile o tla. Preveč enostavno je začeti delati na eni nalogi in nato skočiti v svoj e-poštni naslov, ker imate v telefonu ping. To je grozno za zlom koncentracije in samo prisili vaše možgane, da igrajo nadoknado.

Namesto tega določite časovne bloke v dnevu, da preverite e-pošto in odgovorite nanjo. Če se osredotočite na eno nalogo naenkrat, boste delo prej končali in mu posvetili vso pozornost.

Preizkusite teh 9 nasvetov za upravljanje večopravilnosti, ki bodo izboljšali vašo produktivnost.

7. Naučite se dajati prednost ne le svojemu času, ampak pomagajte zaposlenim, da jim dajo prednost

Morda bi si mislili, da posvečamo osem ur na dan temeljnim nalogam svojih služb, vendar raziskave kažejo, da to običajno nismo.^[2]Svojo ekipo lahko pomagate izkoristiti svoj čas (in tudi vaš) tako, da občasno opravite časovno revizijo. Odločite si en dan, ko želite, da vaše osebje spremlja, kaj počne in kako dolgo preživi.

Prepričajte se, da je ta vaja dolgoročno v pomoč zaposlenim in ni način izločanja revnih delavcev. Upamo, da boste z dovolj podatkov lahko vi in ​​vaša ekipa bolje ugotovili, kaj deluje in kako se izogniti zamudam pri delu ali prekinitvam.

9. Spremljanje videza lahko zelo pomaga

Tako kot se mornarji v nevihti zatečejo k svojemu kapitanu, morajo tudi vaši zaposleni začutiti, da dobro upravljate svoj čas. Če ste vsakič, ko se vaši zaposleni obrnejo na vas, ste zmedeni in v naglici, bodo verjetno zadržali prihod k vam o pomembnih težavah.

Morda je občasno kak dan, ko se trudite, da bi vse skupaj držali, toda ohranjanje videza managerja, ki je na vrhu svoje igre upravljanja časa, lahko resnično pomaga vplivati ​​na to, da tudi drugi učinkovito upravljajo svoj čas.Oglaševanje

10. Vedeti, kaj storiti, ko se vaša plošča preveč napolni

Majhen pritisk in rok sta lahko močan motivator, ko gre za pohabljanje in reševanje stvari. Če ugotovite, da se seznam delovnih mest, ki jih je treba opraviti, nekoliko predolg, je to lahko znak dveh stvari:

Ena od možnosti je, da svojega časa ne upravljate tako učinkovito, kot bi lahko bili. V tem primeru se vrnite na vrh in preglejte.

Tudi najboljši menedžer ima svoje meje in na dan je le toliko minut. Dober menedžer ne poskuša vsako nalogo, ki se jim zgodi, opraviti sam. Vedo, kako najbolje uporabiti svoje osebje, da pomagajo zagotoviti doseganje ciljev, in vedo, kdaj je njihova delovna obremenitev na polni.

11. Razumevanje pravila 80/20

V skladu s Paretovim načelom ali bolj znanim pravilom 80/20 80 odstotkov rezultatov izhaja iz samo 20 odstotkov dejanj. Preostalih 20 odstotkov rezultatov prihaja iz ... uganili ste, 80 odstotkov dejanj.

Glede tega, kako to vse vpliva na časovno vodenje učinkovitega menedžerja, je nujno, nobeni izgovori ne smejo biti prednostni nalogi le 20 odstotkov vašega dela, vendar bodo prinesli največje rezultate. Preostalih 80 odstotkov nalog lahko verjetno prenesete na osebje vaše ekipe.

12. Ne bojte se predaha, ko bo treba

Če delate kot tovorni vlak vsako sekundo dneva, ne da bi si vzeli nekaj minut časa za korak nazaj in zadihali, boste doživeli izgorelost. Izgorelost je tisti zahrbtni morilec upravljanja s časom, ki se prikrade, ko se poskušate prepričati, da niti ena minuta ne bo namenjena delu. Rezultat tega je, da boste kmalu imeli manj energije in zbranosti in sčasoma bo vaše delo lahko vplivalo na vaše duševno zdravje.

Pomembno je, da sami določite čas izpadov. Zato spodbujajte zaposlene k odmorom in jih ne pozabite vzeti sami. Nekaj ​​odmorov skozi delovni dan vam lahko močno pomaga, da boste čim bolje izkoristili svoj čas.

Končne misli

Z lahkoto se ujamete v vsakodnevni posel in kot menedžer razvijate nezdrave navade. Osredotočite se na oblikovanje priporočil v tem članku in porabite čas za opolnomočenje svoje ekipe. Ne samo, da se bo splošna produktivnost izboljšala, hitro boste postali zvezdni in ugleden vodja.Oglaševanje

Več o storilnosti dela

• Kako biti produktiven pri delu: 9 osnovnih pravil
• 50 načinov za povečanje produktivnosti in doseganje več v krajšem času
• Kako lahko formula produktivnosti motivira zaposlene za učinkovito delo

Prispevek za fotografijo: Sistem za upravljanje obiskovalcev Proxyclick prek unsplash.com

Referenca