Vsa srečanja imajo svoj namen. Nekateri sestanki so 'brainstorming'. Druga srečanja so strateška srečanja za dosego določenega cilja. Nekateri sestanki so povzetki drugih sestankov. Ne glede na to, ali se zbirate, da boste svoje zaposlene izpolnili z osupljivimi rezultati v tretjem četrtletju, ali pa boste vadili predstavo za novo stranko, bo vaše srečanje potekalo bolj gladko, učinkovito in produktivno s natančno oblikovanim dnevnim redom sestanka.

V tem članku boste izvedeli, kako ustvariti učinkovit dnevni red sestankov in organizirati produktivna srečanja.

Kazalo

1. Pomen dnevnega reda srečanj
2. Kako napisati učinkovito agendo za sestanke
3. Predloge dnevnega reda srečanj
   • Predloga dnevnega reda št. 1 - Načrtovanje
   • Predloga dnevnega reda št. 2 - Informacije
   • Predloga dnevnega reda št. 3 - Predstavitev
4. Spodnja črta
5. Več nasvetov za gostovanje produktivnih srečanj

Pomen dnevnega reda srečanj

Srečanje brez dnevnega reda je kot potovanje brez načrta potovanja

Kot zaposlen strokovnjak izgubite potrpljenje, ko čutite, da zapravljate svoj dragoceni čas. To se zgodi pogosteje, kot si morda predstavljate. Za mnoge direktorje sestanki trajajo dva od petih dni delovnega tedna.

Še toliko več razloga, da se prepričamo, da je vsako srečanje bistvenega pomena. Najprej vprašajte, če tem ne morete obravnavati drugače - morda po e-pošti ali prek telefonskega klica s ključnimi akterji. Če ugotovite, da je osebni sestanek nujen, napišite dnevni red sestanka, v katerem boste predstavili točke razprave in določite čas za vsakega govornika.

Veste frustracije, ki jih čutite, ko sestanek zaostaja deset minut za razporedom, medtem ko vsi vljudno čakajo, da Susan konča s svojim potovanjem na Bermude? Dnevni redi zasedanj delujejo kot nežen opomin vsem zbranim, da je čas dragocen in prosimo, da ostanete pri tem.

Dobro oblikovane agende vključujejo

Načrtovanje sestankov osebja sodelavcem sporoča, da je njihov prispevek potreben ali da je treba opraviti naloge. Ko sledite vabilu na sestanek s podrobnim dnevnim redom, se udeleženci znajo pripraviti. Delavci pravzaprav pravijo, da uživajo na sestankih, če obstaja jasen cilj in se izmenjujejo ustrezne informacije.

Pametni dnevni red srečanj je usmerjen k ciljem

Dnevni redi sestankov določajo vse teme, ki jih je treba obravnavati. Za vsako temo izberite različne zvočnike, v idealnem primeru pa določene čase za vsakega govornika. Če gre za sejo možganov, razmislite o dnevnem redu, v katerem so navedeni pričakovani rezultati. Na primer: oris načrta za razvoj našega mentorskega programa; nastavite časovnice; naloge osebja.

Dnevni redi služijo kot vodilo za pospeševalca sestanka, ohranjajo sinhronizacijo vseh in zagotavljajo obliko, s katero mora slediti zapisnik sestanka.

Kako napisati učinkovito agendo za sestanke

Torej, kako se lotiti oblikovanja tega najpomembnejšega dnevnega reda sestankov? Uporabite teh 8 koristnih nasvetov:

1. Pozanimajte se pred časom

Vaši šefi in sodelavci bodo bolj angažirani, če boste prosili za njihov prispevek. Z njihovim vstopom bodo bolj verjetno, da se bodo udeležili srečanja in zagovarjali njegove rezultate.Oglaševanje

Teden dni pred sestankom naj vas obiščejo nekateri ključni akterji v vašem podjetju in preprosto vprašate: Bi radi kaj vključili na dnevni red sestanka?

2. Upoštevajte ustrezen bonton dnevnega reda sestankov

Ko sestavite dnevni red, ga zagotovo vodite nadrejeni, njegov šef in vsaka oseba, navedena na dnevnem redu. Nikoli ne vključite govornika na dnevni red, ne da bi prej upoštevali ta previdnostni ukrep. Izogibajte se naštevanju delavcev, ki so zunaj mesta, ali se udeležujejo drugih sestankov.

Če je ključni igralec določenega posla odsoten, prosite drugega uslužbenca, da ga izpolni. Vljudnost jim obvestite, da ste naredili ta korak.

Ko je dnevni red seje potrjen in so govorci določeni, dnevni red vnaprej pošljite vsem udeležencem sestanka. Poskrbite, da boste na sestanek prišli RSVP. Želite se izogniti presenečenjem.

3. Spoštujte časovnico

Če ste pisarniško konferenčno sobo rezervirali za eno uro, je to najdaljše trajanje sestanka.

Pri nekaterih podjetjih bodo druge skupine rezervirale konferenčno sobo takoj po odhodu vaše skupine. Idealno je torej, da pripravite dnevni red sestanka tako, da bo vaša ekipa zapustila sobo vsaj pet minut pred začetkom naslednjega sestanka.

4. Poiščite organizacijsko načelo za dnevni red sestankov

Racionalizirajte svoj dnevni red, tako da bodo udeleženci odšli z jasnim občutkom rezultatov. Morda boste želeli določiti prednostne naloge in našteti najpomembnejše projekte, o katerih je treba najprej razpravljati.

Včasih je smiselno te projekte organizirati po njihovih rokih. V drugih primerih je smiselno te projekte našteti po pomembnosti za podjetje.

5. Upoštevajte število ljudi, ki bi se morali prijaviti

Pet minut neprekinjenega časa je pogosto dovolj dolgo za posodobitev določenega sestanka. Prekinitve so tiste, ki dodajo čas!

Če je vaš starejši V.P. trženja ponavadi vznemirjajo ali zaidejo iz tira, ko se prekinejo, razmislite o dnevnem redu sestanka, ki v zadnjih desetih minutah sestanka pušča Vprašanja. Nato ga obvezno uveljavite. Prekinjevalca lahko nežno prekinete in rečete: Kot veste, Paul, na koncu smo pustili čas za vprašanja. Zdaj pustimo, da Rick dokonča posodobitev.Oglaševanje

6. Bodite pozorni na vrstni red zvočnikov

V nekaterih podjetjih najprej govori višje vodstvo. V drugih podjetjih to počnejo mlajši sodelavci. Ko ugotovite vrstni red zvočnikov, se prepričajte, da je v skladu s kulturo vašega podjetja.

Kljub temu na dnevni red sestankov nikoli ne vključite nikogar, ki mu ni treba poročati. S tem bo sestanek dolgo trajal. Ko boste govornike uvrstili na dnevni red, bo odločitev o vključitvi njihovih naslovov spet odvisna od kulture vašega podjetja.

V bolj ležernem okolju lahko samo navedete imena. V bolj formalnem okolju lahko navedete imena in priimke ter vključite naslove.

7. Na enak način oblikujte dnevni red sestankov

Dnevni red sestanka mora biti sestavljen na zaznamkih organizacije - ali vsaj vključevati logotip podjetja. Naslov srečanja in datum postavite na vrh dnevnega reda, skupaj s predvidenim časom začetka in konca sestanka.

Dnevni red sestanka mora biti v obliki zapisa v berljivi velikosti. Poiščite čisto zasnovo dnevnega reda in jo vsakič uporabite za doslednost. Pisava naj bo lahko berljiva, na primer Times New Roman ali Ženeva ali Arial. Če predloga že obstaja za dnevni red sestankov, jo preprosto uporabite. Če ena ne obstaja, jo ustvarite. (Glej naslednji razdelek)

8. Vključite seznam dokumentov, potrebnih za sestanek

Pogosto na sestanku bo skupina pozvana, da se odzove na poročilo ali predlog, zato je koristno te dokumente navesti na dnu dnevnega reda.

Poleg tega bo prihranilo čas, če boste dokumente poslali skupaj pred sestankom, tako da bodo imeli vsi udeleženci čas, da jih pregledajo.

Če so potrebni prenosni računalniki, obvestite udeležence vnaprej.

Predloge dnevnega reda srečanj

Dokler obstajajo sestanki, obstajajo dnevni redi sestankov. Verjetno je, da nekdo v vašem podjetju ve za čisto, lahko berljivo predlogo dnevnega reda sestankov, ki jo lahko uporabite. Toda ne, upoštevajte eno od teh:

Predloga dnevnega reda št. 1 - Načrtovanje

Dnevni red srečanja za načrtovanje programa mentorja

Lokacija: konferenčna dvorana v prvem nadstropjuOglaševanje

Datum: 18. november 2019

Čas: 1-2: 30 PM IN

Dnevnik

1. Ozadje namena mentorskega programa, Cheryl Smith, direktorica, Človeški viri (od 13 do 15 ure)
   • a. Dokazi o angažiranosti zaposlenih
   • b. Treba je negovati vzhajajoče zvezde
2. Zaposlovanje mentorjev / mentorirancev, Max Marcus, izredni direktor, kadrovska služba (13: 15–13: 35)
   • a. Drugi poslovni modeli
   • b. Merila možganske nevihte
3. Zahteve za mentorski program, Seth Walsh, kadrovski pripravnik (1: 35-1: 55)
   • a. Prednosti in slabosti strukturiranih mentorskih srečanj
   • b. Zahteve glede možganske nevihte
4. Izvedba, Cheryl Smith (1: 55-22: 20)
   • a. Časovni okvir za vodje oddelkov za identifikacijo udeležencev
   • b. Uvajanje pilotnega programa
     • jaz. 1. trening udeleženca
     • ii. uvajanje pilotnega programa
     • iii. četrtletni razgovori
   • c. Vrednotenje programa
5. Naslednji koraki, Max Marcus (14: 20-2: 25)

Predloga dnevnega reda št. 2 - Informacije

Dnevni red srečanja WXYZ

Cilj: Ustvariti uspešen seznam podjetij, ki jih je treba poklicati

Vodja srečanja: Mary Starsky

Datum: 20. november 2019

Lokacija: konferenčna dvorana B v 16. nadstropju

Čas: od 16. do 17. ure ET

Številka / koda za klic

Postavke dnevnega redaOglaševanje

Predstavitve od 16. do 16. ure

1. John Smith - voditelj 16:05 - 16:20 Kontaktirana podjetja
2. Marianne Legit - voditeljica 16:20 - 16:35 Potencialni potencialni kupci
3. Sylvia Stretch - voditeljica 16:35 - 16:55 Nove tehnike preizkušanja
4. Vprašanja [samo če čas]

Priprave na sestanek

• Prosimo, preberite: [Seznam in prilaganje dokumentov]
• Prosim prinesite: [tj. Prenosnik, predlogi, zaloge]

Predloga dnevnega reda št. 3 - Predstavitev

Dnevni red podjetja ZZZ

Datum / čas začetka in konca: 21. november 2019; 9.00 ET-10.00 ET

Lokacija: Kavarna, 12. nadstropje

Sestanek sklical: Steve Parks

1. Dobrodošli / Uvod - [Steve Parks, od 9.00 do 9.10]
2. Pregled nove linije izdelkov - [Paul Aria, 9:10 - 9:20]
3. Demonstracije - [Claire Ringis, od 9:30 do 9:40]
   • a. Beljenje zobne paste
   • b. Zobna pasta, ki krepi dlesni
   • c. Zobna pasta, ki se bori proti zobnim oblogam
4. Trženje izdelkov - [Steve Parks, od 9:40 do 9:50]
5. Razprava in vprašanja in odgovori [9:50 - 9:55]
6. Naslednji koraki - [Razdeljeno po sestanku]

Spodnja črta

Ko pišete dnevni red seje, nadzorujete sejo

Vaš cilj bi moral biti tečen sestanek. Pri tem vam bo pomagal inteligenten dnevni red. Pustite dovolj časa za razpravo, vendar ne preveč časa. Svoje sestanke tudi začnite pravočasno.

Ko ste odgovorni za pripravo dnevnega reda sestanka, usmerjate, kako ravnati. Vaša sposobnost, da pripravite učinkovit dnevni red sestankov, bo povečala produktivnost sestankov in nadaljnje dejavnosti. To sta dva izjemna podviga.

Organizirajte najtesnejše sestanke v svojem podjetju in uspešnost vaše ekipe se bo hitro dvignila.

Več nasvetov za gostovanje produktivnih srečanj

• 12 skrivnosti super produktivnega srečanja, ki bi jih morali vedeti
• Kako ubiti neskončna srečanja in ostati produktiven
• Kako napisati učinkovite zapisnike s sestankov (s primeri)
• 11 programov za načrtovanje srečanj za povečanje produktivnosti

Prispevek za fotografijo: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík prek unsplash.com Oglaševanje