Niso samo vi: vsi smo bolj zasedeni kot nekoč. Časovno učinkovito izvajanje kakršnih koli nalog se danes zdi nemogoče.

Ne glede na to, ali ste zaposlena mama, študentka ali lastnica majhnega podjetja, je upravljanje časa lahko izziv. Kako kdo najde čas med tečaji, sestanki, sestanki pri zdravniku in prireditvami za otroke po pouku, ko najde čas za telovadbo ali, nebesa ne, zabavo?

Vsi dobimo 24 ur na dan. Torej, kako se zdi, da nekateri ljudje lahno opravljajo svoje naloge, medtem ko se vsi ostali zaletavamo? Naučili so se, kako biti hkrati časovno učinkovit in učinkovit.

Kazalo

1. Kaj pomeni biti časovno učinkovit?
2. Učinkovito v primerjavi z učinkovitim
3. 6 načinov za časovno učinkovitost
4. Spodnja črta
5. Več o upravljanju časa

Kaj pomeni biti časovno učinkovit?

Merriam-Webster kot učinkovito opredeli, da je sposoben doseči želene rezultate z malo ali nič odpadkov (glede na čas ali material).^[1]Kaj pa pomeni biti dejansko učinkovit pri preživljanju svojih dni?

Učinkovitost časa pomeni, da se vsak dan pogajate o okoliščinah, hkrati pa zagotovite, da imate dovolj časa za pogajanja, kot sta spanje in samooskrba. Učinkovitost ne pomeni vedno, da se zjutraj usedemo za pisalno mizo, spravimo seznam opravkov in zapustimo pisarno do 17. ure. Učinkovitost pomeni, da se kljub notranjim in zunanjim dejavnikom potrudite po svojih najboljših močeh, tako da imate dovolj časa, da poskrbite zase.

Delovne dni začnem tako, da zapišem svoje končne rezultate. Neizogibno pa se zapletem v nepričakovan sestanek ali klic vlagatelja. Da, lahko bi celo noč delal in delal, da bi spoštoval svoje roke - če pa bi, bi bil naslednji dan preutrujen, da bi kar koli naredil. To je učinkovito, ni učinkovito.

Da bi bil učinkovit, lahko delo razdelim s kolegom ali dokončam polovico naloge in zahtevam podaljšanje.

Ko žonglirate z delom, starševstvom in družabnim življenjem, morate nenehno optimizirati svoje dni in biti odgovorni. Seveda pa morate biti še vedno učinkoviti.Oglaševanje

Učinkovito v primerjavi z učinkovitim

Preprosto povedano biti učinkovit pomeni doseči določen rezultat; biti učinkovit pomeni doseči ta rezultat brez izgube časa ali truda . V teoriji moraš biti časovno učinkovit, da bi bil učinkovit, vendar ni vedno tako.

Poglejte na ta način: opraviti morate nalogo, ki bi vam vzela eno uro. Toda med motnjami, kot sta internet in klepet v pisarni, vam ta naloga vzame štiri ure. Dosegli ste svoj končni cilj, torej ste bili učinkoviti, vendar niste bili učinkoviti, saj je trajalo veliko dlje, kot bi moralo.

Če imate službo, ki drži streho nad glavo in hrano na mizi, to pomeni, da ste v službi dovolj učinkoviti in mesečno plačujete. Vendar vaša plača verjetno ne odraža, koliko časa porabite v družabnih omrežjih za vsako plačilno obdobje.

Izjema so podjetniki in samostojni podjetniki. Da bi več zaslužili, morajo biti ljudje, ki imajo podjetje, hkrati učinkoviti in uspešni.

6 načinov za časovno učinkovitost

Učinkovitost je stranski produkt učinkovitosti. Čeprav lahko z gotovostjo rečemo, da je večina podjetnikov učinkovitih, gre za spretnost, ki zahteva prakso.

Tudi če ne poskušate voditi donosnega podjetja, lahko vseeno izkoristite, če delujete tako, kot to počnejo uspešni poslovni voditelji.

1. Postavite merljive cilje

Čeprav ima vsak podjetnik svojo metodo, strokovnjaki za produktivnost predlagajo nastavitev PAMETNI cilji . Specifični, merljivi, dosegljivi, realistični in časovno odvisni cilji spodbujajo tako učinkovitost kot uspešnost - ne le, da jih je mogoče realno doseči, ampak je mogoče kvantitativno preveriti napredek k njim^[dva].

Več o pametnih ciljih lahko izveste v naslednjem videoposnetku:Oglaševanje

Recimo, da želite prinesti 100.000 USD na četrtletje. Tedensko lahko postavite mejnike v višini 8.000 USD, s čimer boste cilj bolj obvladljivi in ​​boste dobili blazino, če boste en teden manjkali.

Če si postavite cilje, boste časovno učinkoviti, saj osredotoča svojo energijo na to, kar želite. To pa izboljša vašo sposobnost za doseganje teh ciljev.

2. Komunicirajte pod svojimi pogoji

Ne glede na to, ali gre za načrtovanje obrokov ali razvoj izdelkov, večina projektov sprejme ekipo. Vendar to ne pomeni, da morate za posodobitve e-pošto osvežiti vsakih pet minut. Strokovni delavci v povprečju zapravijo 21 minut na dan, če preprosto preverijo svojo poštno nabiralnico^[3]. V štirih delovnih tednih, to je skoraj 7 ur na mesec, bi se lahko vrnili nazaj.

Predvsem podjetniki morajo biti previdni pri elektronski pošti. Sporočila vlagateljev bi na primer morda zaslužila hiter odziv. Ali je dejansko vseeno, kako hitro preberete tisto e-pošto z dobrodošlico, v katero ste bili kopirani?

Če uslužbenec kaj potrebuje, prosite, da vas pokliče ali ustavi v vaši pisarni. Določite čas in mu posvetite eno ali dve uri na teden česanje skozi celotno mapo »Prejeto« da ne boste zamudili nečesa ključnega.

3. Privzeto za zaupanje

Tudi če ne delate z ekipo, ste še vedno odvisni od drugih. Ko sva z ženo dodala pralnico zgoraj v našem domu, sem moral izvajalcem zaupati, da bodo opravljali svoja dela. Moral sem zaupati svoji ženi, da je odgovorila na vse tiste. Kje želite? vprašanja, ki so se neizogibno pojavila.

Če ne bi privzeto zaupal, bi projekt upočasnil in morda celo popolnoma opustil.

Naučite se zaupati drugim enako kot svojemu romantičnemu partnerju. Bodite jasni glede svojih namenov. Poskrbite, da se vaša dejanja ujemajo z vašimi besedami, in predpostavite, da se tudi drugi.Oglaševanje

Bodite iskreni pri komunikaciji. Najpomembneje pa je, da sprejmete, da so drugi edinstveni posamezniki. Vsi ne delajo ali komunicirajo na enak način in to je v redu.

4. Naredite redne odmore

Več časa kot porabite za projekt, hitreje ga dosežete, kajne? Ni nujno.

Raziskave kažejo, da si najbolj produktivni in časovno učinkoviti delavci dejansko privoščijo največ odmorov. Študija skupine Draugiem je pokazala, da je idealen delovni ritem dejansko 52 minut, čemur sledi 17-minutni odmor^[4]. Čeprav študija ni obravnavala drugih vrst dela, je pravična stava, da prelomi spodbujajo učinkovitost na splošno.

Nastavite časovnik, ki vas bo opozoril, naj si vsako uro oddahnete. Če so krajši intervali primernejši za vašo nalogo, poskusite Tehnika paradižnika . Delajte 25 minut, nato pa naslednjih pet naredite nekaj drugega^[5]. Ne samo, da boste naredili več, ampak boste tudi manj obremenjeni pri zagonu.

5. Uporabite svoje vire

Nedolgo nazaj sem moral posekati nekaj dreves na svojem dvorišču, da sem zaščitil svojo hišo. Lahko bi izvlekel premčno žago in naslednjo uro počasi urezoval pot skozi prtljažnik, a je nisem, saj sem v garaži sedel z motorno žago. Ko sem jo prižgal, je delo z drevesi trajalo približno deset minut, pri čemer sem imel na voljo dodaten čas za druga opravila.

Upoštevajte enak pristop pri delu. Če želite podatke prenašati med več okni brskalnika v računalniku, lahko med več zavihki neprestano kliknete naprej in nazaj. Lahko pa priklopite rezervni monitor, ki sedi v shrambi, kar vam bo pomagalo hitreje delati in narediti manj napak.

6. Vedeti, kdaj reči Ne

Majhni projekti imajo slabo navado, da se balonirajo v večje. Če se vse, kar ste si zadali, pokosite na dvorišču, se tega držite. Ne recite si (ali naj vam kdo drug reče), da morate tudi grmičevje obrezati in vleči plevel.

Naredite, kar želite, in pojdite naprej. To je učinkovito in časovno učinkovito.Oglaševanje

Kaj če gre za delovni projekt? Morda šefu ne boste mogli reči ne, lahko pa mu predlagate druge možnosti. Če vas skrbi, da je naloga izguba časa, zavrzite drugačno idejo.

Če na koledarju resnično nimate časa, ga prosite, naj vam pomaga pri določanju prednostnega seznama projektov. Spravite to pravilno in šef se vam lahko zahvali, ker ste prihranili čas podjetja.

Popolno razumevanje upravljanja s časom je ključnega pomena za vedeti, kdaj reči ne in kdaj bi lahko bilo nekaj smiselno za časovno naložbo.

Preberite več o umetnosti, kako reči ne z Ta članek.

Spodnja črta

Načrtovanje je ključnega pomena. Ne glede na to, ali ste podjetnik, kot sem jaz, ali starš, ki ostane doma, vas čaka služba. Delo samo se lahko razlikuje, vrednost tega, kako biti časovno učinkovit in učinkovit, pa ne. Če želite uspeti - in imate čas zase, si privoščite - pomislite, preden boste zbrisali dan.

Bolje pametno delati kot trdo delati. Naučiti se zaupati drugim je bolj pomembno kot rezultat, ki je videti povsem tako, kot ste imeli v mislih. Učinkovitost in uspešnost se lahko razlikujeta, vendar se oboje nanaša na dve stvari: načrtovanje in vrtenje po potrebi.

Več o upravljanju časa

• 20 nasvetov za hitro upravljanje časa za super povečanje produktivnosti
• 10 praktičnih načinov za izboljšanje svojih sposobnosti upravljanja časa
• Kako biti produktiven pri delu: 9 osnovnih pravil

Krediti za predstavljene fotografije: Alex Presa preko unsplash.com

Referenca