15 STRATEGIJ ZA UČINKOVIT SEZNAM OPRAVKOV

Ena izmed starodavnih tehnik produktivnosti je klasičen in učinkovit seznam opravkov, in to z dobrim razlogom. To je eden najbolj produktivnih načinov, kako lahko vi in vsi ostali kar koli naredite. Ne glede na to, ali gre za mentalni seznam ali kaj takega, kar zapisujete, je seznam opravil bistveno orodje za produktivnost.

Hkrati je eno najbolj zmedenih orodij za produktivnost. Mnogi to diskreditirajo iz različnih razlogov in ne verjamejo, da je seznam opravkov dober. Toda moj argument je, da morda vi in drugi ne ustvarite učinkovitega seznama opravkov, zato bomo tukaj preučili, kako ga pravilno opraviti.

Zakaj bi se motili z učinkovitim seznamom opravkov?

Napačno ste jih uporabljali

Preden se lotite strategij za učinkovit seznam opravkov, je treba vedeti, zakaj bi se trudili, da bi ga naredili. Prva pomembna točka je, da je veliko ljudi vse narobe sestavljalo sezname.

Dve najpogostejši napaki sta:

Ljudje uporabljajo sezname kot merilo, ali so produktivni ali ne.
Na seznam so dali preveč elementov.

Razumljivo je, zakaj to počnete vi ali drugi. Seznam opravkov je orodje za produktivnost, zato je smiselno kopičiti naloge. Vendar možgani ne delujejo tako. Če imate na seznamu veliko nalog, se vam zdi mučenje, saj se seznam nikoli ne konča.

Sprva se vam zdi lepo, da imate vedno kaj opraviti, vendar ne pozabite, da imate na dan toliko časa. Pomembno je, da bolj kakovostnemu delu namenjate večjo vrednost kot pa samo količini.

Na isti strani je seznam opravil, če ste nekdo, ki se nagiba k potrditvi, lahko težaven. Prišli bodo dnevi, ko zaradi življenjskih dogodkov ne boste uspeli narediti vsega. To ustvarja nepotreben pritisk in vas pošlje v stresni vrtinec.

Pomaga vam ostati osredotočen

Ko ustvarite učinkovit seznam opravkov, je glavni cilj teh seznamov zagotoviti jasnost in osredotočenost. Če ste jih delali narobe, ste morda opazili, da se osredotočate na nalogo na seznamu opravil in jo opravite.

To lahko zasenčijo številni elementi na vašem seznamu, vendar se v določenem času osredotočite na nalogo. To pa resnično vidite v akciji, če razmišljate o krajšem seznamu opravkov.

Razumem, da seznam opravkov ni za vsakega posameznika, vendar je ta poudarek v pomoč ljudem, ko začnejo. Še vedno niste prepričani o svojih ciljih ali poti, po kateri želite iti. Morda se boste tudi borili za določitev naslednjega koraka, ki si ga želite prizadevati.

Seznam opravkov je vodnik, na katerega se lahko vrnete, kadar koli ga potrebujete. Poleg tega bodo tehnike, ki jih bom omenil spodaj, naredile sezname učinkovitejše za vas.

15 strategij za učinkovit seznam opravkov

Zagledali boste, kako močan je seznam opravkov, ko boste upoštevali različne strategije, ki jih lahko vključite v enega. To je vaš seznam opravil, zato izberite spodnjo strategijo in poiščite, kaj vam ustreza. Če niste prepričani, se ne bojte eksperimentirati in zmešati več kombinacij.

Ne pozabite, da je pot do uspeha tista, ki ima veliko razvejanih poti, zato so metode, ki jih uporabljate, vaša izbira.Oglaševanje

1. Razdelite seznam na dva dela

Prva strategija je razčlenitev seznama na dva dela. Ta dva dela se imenujeta dnevniki in opravila.

Dnevniki so vsakdanje naloge, ki jih želite bolj razviti. Če želite na primer iz vaje zjutraj ustvariti navado, bi lahko bila vsakodnevna naloga 15-minutna vadba ali enourni sprehod.

Vaše naloge so vsakodnevne naloge, ki jih morate v nekem trenutku opraviti. Mogoče morate v službi pripraviti poročilo ali predstaviti. To lahko vnesete v stolpec opravil.

To je učinkovita strategija, saj prihrani vso nered, h kateri večina ljudi gravitira. Kot smo že omenili, ljudje napolnijo svoje sezname, veliko pa so običajno naloge, ki bi jih vseeno opravili, na primer nakupovanje v trgovinah ali odlaganje otrok k prijatelju.

2. Postavite omejitev na predmete

Če se vam zdi, da je seznam preveč razdeljen na dva dela, predlagam, da je kratkost odlika pri oblikovanju teh seznamov. Nastavite lahko poljubno število elementov, ključno pa je, da imate v mislih določeno omejitev. Nekateri ljudje nimajo več kot sedem, drugi pa le tri. Naredite tisto, zaradi česar se počutite prijetno.

Ideja tega je, da se zožite najpomembnejših nalog, ki jih morate opraviti tisti dan. Seveda obstajajo še druge stvari, ki jih boste počeli čez dan, in to je v redu, vendar želite dati prednost postavkam, ki so na vašem seznamu opravkov, še preden je dan končan.

3. Uporabite kontrolne sezname za zapletena opravila

Če že sestavljate ozke sezname, vendar postavljate težja opravila, je moj predlog razčleniti to nalogo. Ali morajo biti prisotni celoviti koraki ali zapisovanje pomembnih podrobnosti, je odvisno od vas.

Kakor koli že, to vam omogoča, da zagotovite, da ste vse opravili pravilno in da ne boste pogrešali nobenih ključnih podrobnosti ali korakov.

4. Najprej se lotite MIT-jev

MIT je najpomembnejša naloga. Drug način, da na to pogledamo, je, da se najprej lotimo največje in najbolj zastrašujoče naloge^[1]. Zakaj to želite storiti, sega nazaj do tega, kako delujejo naši možgani.

Morda se boste počutili prisiljeni najprej opraviti lažje naloge, preden se lotite večje naloge, vendar je težava v tem, da te naloge - tudi tiste enostavne - odvajajo vašo energijo. Poleg tega, če vas čaka res velika naloga, boste verjetno imeli to v mislih tekom dneva. To pomeni, da porabite več energije, samo razmišljate o tem.

Vse to ne bi predstavljalo težav, če bi se z veliko zastrašujočo nalogo najprej lotili zjutraj.

5. Ustvarite seznam dokončanih

Še en zanimiv pristop, ki ga je treba razmisliti, je, da imamo pripravljen seznam. To je seznam opravil, ki ste jih opravili s seznama opravkov. Marsikomu je zadovoljivo, če zgolj prečrtate element s seznama in z njim končate, toda glede na to, kaj uvrščate na te sezname, bi lahko končan seznam navdušil.

Predstavljajte si, če ste nekdo, ki na svoje sezname uvršča nadpovprečno težke naloge, dejavnosti, ki za pravilno izvedbo potrebujejo uro ali dve. To vas lahko spodbudi, da naredite več, če po enem dnevu dela na tem seznamu opazite, koliko ste v dnevu dosegli.Oglaševanje

6. Naj bo vaš seznam enostavno opaziti

Od pisanega papirja do objave na očitnem mestu, želite, da je vaš seznam na mestu, kjer ga boste zlahka opazili. Upoštevajte, tega seznama vam ni treba imeti ves čas pred seboj, saj bi lahko ustvaril nepotreben stres. Toda postavitev na eno stran je lepa ideja - pogled na stran in natančno veste, kaj je treba narediti.

7. Dodajte mu igralne elemente

Če vam pri sestavljanju seznamov ni všeč pisalo in papir, obstaja več aplikacij, ki vas lahko tudi vodijo. Lepota za seznam aplikacij je, da je več prostora za ustvarjalnost, nekateri razvijalci pa vanje vključujejo igre.

Na primer, Todoist ima sistem dosežkov, pri katerem si posamezniki prislužijo značke, ko opravijo več nalog. Obstaja tudi Bounty Tasker, zaradi katerega se počutite, kot da so vaše naloge stranske misije v videoigri.

8. Dajte si roke

Delo se razširi, da zapolni določen čas.

To je stara filozofija, ki še vedno odseva, kako smo produktivni. Recimo na primer, da ste zadolženi za pisanje poročila in imate na voljo en teden za to. Verjetno boste ves teden nenehno delali na tem. Če pa ste odlašatelj, ga boste odložili do prejšnjega večera in končali.

Kaj pa, če dobite isto nalogo in ji dodelite samo eno uro časa? Poročilo boste verjetno naredili, vendar boste prednostno razvrstili glavne, pomembne točke in jih poudarili, namesto da bi jih napolnili z nepotrebnim puhom.

Celotna poanta tega je, da s svojimi cilji in predmeti na seznamu opravkov želite imajo roke . Ko gre za opravljanje seznamov, je moj predlog, da si zagotovite dan za dokončanje tamkajšnjih nalog. To je dovolj pritiska in spodbude, da trdo delate z njimi.

9. Dodajte naloge, ko so sveže

Druga strategija je, da si dodelite naloge, tudi če delate na nečem drugem. Upoštevajte, da to ni nekaj, kar morate storiti zdaj, toda to lahko pomaga ljudem, ki se trudijo razmišljati, na kaj naj se osredotočijo.

To je enako kot takrat, ko slišiš kaj zanimivega in si to zapišeš. To je pametno narediti, saj vam prihrani napor, da bi se morali bolj osredotočiti na to idejo, namesto da bi se osredotočili na zadevno nalogo. Prav tako vam prihrani, da bi se morali spomniti, kakšna je naloga, če ste tip, ki konec dneva napišete seznam opravkov za naslednji dan.

10. Bodite udobni pri pregledu seznama opravil

Druga dobra strategija je odvisno od vaše splošne miselnosti, da si ogledate seznam opravil in ga spremenite. Če vadite prejšnjo strategijo, obstaja možnost, da se seznam opravil podaljša in postavljate nerealna pričakovanja, da lahko vse dokončate.

Če si daste možnost popraviti seznam opravkov, si dovolite, da svoje naloge razporedite, namesto da bi jih strpali. To pomaga vaši miselnosti, saj vas seznam ne preobremeni.

11. Napišite naloge, ne ciljev

Za svoje naloge in cilje bi morali imeti ločene sezname. Ideja je, da ciljev sploh ne uvrstite na seznam opravil.

Čeprav vam naloge lahko pomagajo doseči vaše cilje, so cilji večje želje in ne nekaj, kar lahko dosežete tekom dneva. Cilj učenja je na primer naučiti se govoriti francosko; lahko pa to razdelite na nalogo, če rečete, da 15 minut berete francosko vsebino, ali gledate film v francoščini.Oglaševanje

To se razteza tudi na cilji tudi. To lahko vidite kot mejnike. Če se vrnemo k primeru govorjenja francoščine, je lahko cilj, se o moji najljubši hrani pogovoriti z nekom v francoščini. To je želeni rezultat, ki ga iščete iz prakse.

12. Kratek seznam opravkov

Tukaj kratko pomeni optično branje, saj lahko hitro pregledate seznam in veste, kaj morate storiti. To lahko storite tako, da se osredotočite na ključne besede določenih nalog in jih ne povlečete ven. Recimo na primer, da je v vaši garaži nered in jo želite počistiti. Namesto da pišete daljši stavek, naj bo kratek in 30 minut pišite nekaj takega, kot je čista garaža. ali preprosto čiščenje garaže.

S to strategijo porabite manj časa za zapisovanje naloge pri pripravi seznama opravil. Poleg tega se zanašate na sprožilne besede, da se boste v mislih spomnili določenih podrobnosti za to nalogo.

13. Imejte več seznamov

Kot smo že omenili, je dobro imeti ločene sezname za različne stvari, kot je ločen seznam ciljev, dnevnih nalog in nalog. Drug način, na katerega lahko pogledate na to, je, da imate sistem, pri katerem se posvetujete s treh seznamov.

Ti seznami so:

Glavni seznam

Tukaj so kateri koli vaši dolgoročni cilji, kot so selitev v novo hišo, dolg ali gradnja podjetja. To so stvari, za katere bo potrebno eno leto ali več.

Tedenski seznam projektov

To so stvari, ki jih želite doseči do konca tedna. To so stvari, ki bodo iglo počasi premikale do nekaterih elementov na vašem glavnem seznamu. Iz prejšnjega primera bi to lahko bile raziskave o pridobivanju poslovnega posojila, lovu na hiše ali ustanovitvi hranilnega računa.

Seznam z velikim vplivom

Nazadnje gre za naloge, ki jih je treba opraviti danes. Ali so povezani s prejšnjima dvema seznamoma ali ne, ni pomembno. Tu so postavljene visoko prioritetne naloge. Primeri so lahko klicanje določenih ljudi ali delo na projektu ali poročilu, ki bo kmalu predvideno.

Z vzpostavitvijo teh seznamov se boste pogosto sklicevali na tedenski seznam projektov in seznam učinkov in ugotavljali, ali je treba tedensko opravilo premakniti na ta seznam.

Ko boste to storili, boste začeli opažati, koliko vaše vsakdanje življenje vpliva na tiste cilje, ki so zapisani na tem glavnem seznamu. To je lahko navdihujoče, saj vas to, kar počnete, aktivno približuje vašim ciljem.Oglaševanje

14. Ne povečujte težavnosti, dokler niste pripravljeni

Nekatere omenjene strategije se na prvi pogled zdijo enostavne, vendar zahtevajo veliko mentalne trdnosti. Motivacija je nenavadna stvar in naši možgani so ožičeni za obdelavo na določen način. Če iščete pristne spremembe in nekaj, kar se drži, je najboljše načelo, da stvari na začetku ostanejo preproste in enostavne.

Morda je vlečenje, vendar se pogosto ne zavedate, kako lahko ti otroški koraki igrajo ključno vlogo, ko lahko začnete teči in loviti svoje sanje. Naj vas ne bo sram, če boste morali začeti s preprostimi nalogami zase. Tudi začetek vsakodnevnih opravil, ki jih vseeno opravljate, kot je prhanje, pranje perila ali nakupovanje hrane, je dober način.

Če jih najprej uvrstite na seznam, se vam zdi, da ste imeli ploden dan. Od tam se lahko izzivate s težjimi nalogami. Vključite vadbeno rutino ali porabite pol ure za nalogo, ki vam nekaj pomeni.

Ideja je, da si olajšate rutino, tako da se ne počutite preobremenjeni.

15. Izmerite svoj čas

Zadnja strategija, ki vam lahko pomaga, je merjenje časa. Koliko časa traja, da končate določeno nalogo? Ni vam treba iti po podrobnostih, ampak si v enem tednu natančno določite čas in določite povprečni čas, porabljen za to nalogo.

Zakaj je to pomembno? Te informacije je mogoče razčleniti na dva načina.

Prvi način je, da ga uporabimo kot označevalnik za povečanje učinkovitosti. Glede na nalogo lahko poiščete nove načine za doseganje enakih rezultatov v krajšem času.

Omogoča tudi, da veste, kaj lahko počnete v določenem dnevu. Če veste, da skozi celotno jutranjo rutino potrebujete približno eno uro, se boste bolj zavedali, kako se skozi to rutino premikate.

Če veste, kakšne naloge boste opravljali naslednji dan, lahko bolje upravljate svoj čas, saj približno veste, koliko časa bo potrebno, da vse opravite.

Končne misli

Sestaviti učinkovit seznam opravkov ni tako enostavno, kot se zdi. Obstajajo vse vrste edinstvenih strategij, ki jih lahko preizkusite, nekatere bolj zahtevne kot druge. Če pa ste motivirani, da si s tem orodjem za produktivnost olajšate življenje, bo to lažje. Vse, kar morate storiti, je, da se še naprej trudite in eksperimentirate ter po potrebi ponovno ocenite. Torej, že danes začnite s seznami opravkov.