Vsi imamo enake 24 ure na dan, s katerimi lahko delamo, toda kako iz tega časa iztisniti največ, da dosežete resnične prihranke časa?

Ne gre za bolj trdo delo, saj bo to šele tako daleč, temveč kako načrtujete in strukturirate svoj čas in kako maksimizirate čas, ki ste ga načrtovali.

Ključ teh nasvetov za upravljanje časa ni, da jih naredite enkrat, ampak jih vedno znova ponavljate, dokler ne postanejo navade. Takrat bodo okoliški pomislili, da imate več kot 24 ur na dan.

1. Načrtujte teden, ko boste najbolj organizirani

Eden najpomembnejših nasvetov za upravljanje časa je načrtovanje tedna.

Vsako tedensko opravljanje te naloge ne ustvarja le navade, ki vam prihrani čas, ampak lahko pozitivno vpliva na vašo miselnost in počutje.

Naj pojasnim.

Z načrtovanjem tedna si dajete vrsto majhnih pozitivnih obljub. Vsakokrat, ko izpolnite in izpolnite te obljube, vaše zaupanje narašča in z večjim delom se boste počutili bolje.

Ta pristop vam prihrani čas, ko načrtujete, ko ste v osredotočenem stanju duha, ko načrtujete, kaj je za vas pomembno. Med tednom vas takrat manj mika, da bi v enem od tistih vnaprej načrtovanih slotov naredili kaj drugega, saj se lahko spomnite, da sem to načrtoval z razlogom.

Torej načrtujte svoj teden in izpolnite obljube, ki ste jih dali, da boste videli resnične prihranke časa.

2. Naslednji delavnik načrtujte za sproščen večer

Če se po delovnem dnevu borite z zaprtjem, vam ta pristop pomaga sprostiti misli in vam omogoča, da uživate v svojem večeru brez skrbi za delo.

Vse, kar potrebujete, je 5-10 minut vsak dan in beležka. Je hiter in ima precejšnje koristi pri upravljanju časa.

Na koncu vsakega dne zapišite približno deset nalog, ki jih želite opraviti naslednji dan.

Nato izberite eno izmed nalog, ki jo morate ne glede na vse opraviti, in jo označite z H za visoko .

Nato dodajte M za srednje do petih nalog. To so naloge, ki jih morate opraviti, če pa jih ne boste mogli dokončati, jih bo mogoče obvladati.

Preostala opravila označite z „L“ za nizko . Te je lepo imeti, poleg tega pa bi to morale biti lahke naloge.

Z načrtovanimi nalogami za naslednji dan lahko pustite delo z vsemi temi mučnimi nalogami zapisanimi in pripravljenimi za reševanje naslednji dan.Oglaševanje

3. Nadzirajte svoj dan, da vas ne nadzira

Načrtovanje dneva je najpomembnejši nasvet za upravljanje časa. Omogoča vam, da nadzirate svoj dan, namesto da pustite, da vas nadzira dan.

Ta pristop je preprost, poleg tega pa ima tudi prilagodljivost, kadar vaš delovni dan ne poteka po načrtih.

Vzemite svinčnik in beležko!

V beležki razstavite dan na 30-minutne odseke, 09:30, 10:00 itd. Dodajte jih vrstico za vrstico z vrstico ali dvema med njimi.

Zdaj si oglejte svoj delovni dnevnik in dodajte vse, kar je določeno, kot so sestanki.

Nato vzemite visoko prioritetne končne naloge in jih dodajte v svoje 30-minutne segmente.

Če imate še vedno proste termine, jih ne puščajte praznih.

Če se nekega jutra borite za motivacijo, poskusite to:

Izberite enostavna, hitra opravila in jih najprej opravite, ne skrbite, če odlašate težja opravila. Če najprej opravite lahka opravila, boste dobili zagon in pravo miselnost, da se boste nato lotili težkih stvari.

4. Pametno upravljajte moteče delovne kolege

Ni pomembno, kako dobro načrtujete svoj teden, dan ali celo naslednjo uro, če ste nenehno moteni. Motnje povzroči izgubo fokusa in so vrata k odlašanju.

Ta nasvet za upravljanje s časom je namenjen ustvarjanju pravega delovnega okolja, tako da lahko čim bolj povečate čas, ki ga potrebujete za čim večjo produktivnost.

Knjiga Nirja Eyala Neustavljivo pojasnjuje, da če želite postati resnično produktivni, morate postati neustavljivi. Eno največjih motenj na delovnem mestu so pogosto naši sodelavci.

Za kolege, ki vas najbolj motijo, jih preprosto vprašajte na začetku vsakega dne, ali kaj potrebujejo od vas? S tem jim pripravite načrt, ne da bi se tega zavedali, vendar je to pod vašimi pogoji. To zmanjša možnosti za naključno zahtevo pozneje čez dan.

5. Obravnavajte e-pošto pod svojimi pogoji

Včasih je upravljanje mape »Prejeto« videti kot polno zaposlitev. Lahko se tudi ujamete v past, da se počutite, kot da ste veliko naredili, ker ste poslali ogromno e-poštnih sporočil ali ste prišli do mistične mape »Prejeto«!

Čeprav je pošiljanje nekaj e-poštnih sporočil lahko zadovoljivo, je težava v tem, da se e-poštna sporočila uporabljajo tudi kot oblika zavlačevanja, saj so enostavna nadomestna naloga, če se vam ne zdi kaj težko.

Kaj torej storite, da preprečite to moteče dejavnike in zmanjšate stres, ki ga povzroča e-pošta?Oglaševanje

Načrtujete, kdaj želite brati in odgovarjati na svoja e-poštna sporočila, tako da imate nadzor.

Študija na Univerzi v Britanski Kolumbiji je pokazala, da bi morali elektronsko pošto preverjati le trikrat na dan in s tem zmanjšati stres.^[1]

Na začetku vsakega dne torej načrtujte, kdaj boste preverili svojo e-pošto. Kako pogosto preverjate svojo e-pošto, je odvisno od vaše službe, manj pa je več in v idealnem primeru ne več kot tri.

Ta pristop še vedno nadzoruje vašo mapo »Prejeto«, vendar to počnete v času, ki vam ustreza.

6. Odstranite elektronske motnje in bodite prisotni

Kolikokrat v službi vidite nekoga, ki ga moti obvestilo na mobilnem telefonu ali prenosnem računalniku?

Obvestila o mobilnih napravah in prenosnikih nas vsak dan motijo, postala pa so tudi sprejemljiva motnja.

Na večini delovnih mest vam ni treba takoj reagirati na obvestilo, tudi ko menimo, da moramo. To je navada, ki jo je ustvarila tehnologija.

Ni treba, da je tako.

Preglejte vse nastavitve obvestil v mobilnem telefonu in prenosnem računalniku in pustite vklopljene samo kritične. V večini primerov bi to morali biti samo telefonski klici.

Če izklopite ta obvestila, nato preverite e-pošto, sel itd. V času, ki vam ustreza, ne ob prihodu.

Število številk, ki se prikaže v aplikacijah za mobilne naprave in namizja, lahko tudi izklopite. Ni vam treba vedeti, koliko e-poštnih sporočil imate naenkrat v mapi »Prejeto«, še posebej, če ste načrtovali, kdaj boste e-pošto preverili.

Če pustite to funkcijo značke vklopljeno, ustvarja motečo motnjo, ki vas bo oddaljila od dela in vplivala na vaš čas.

Preizkusite ga nekaj dni in se prepričajte, kakšen bo pozitiven vpliv na vaše upravljanje časa. Tudi okoliški bodo videli spremembo, saj boste veliko bolj prisotni doma in v službi.

7. Pritisnite časovnik in pojdite globoko s svojim fokusom

Ustavitev opravila se običajno zgodi, ko ste ga končali, izgubili zanimanje ali ste bili moteni. Ko ste zmedeni, v povprečju traja 23 minut, da ponovno usmerite pozornost, zato morate storiti vse, da ostanete v tem osredotočenem stanju.^[2]

Na žalost sta izguba zanimanja in odvračanje pozornosti najverjetnejši rezultat težav pri upravljanju časa, zato lahko nastavitev časovnika vsekakor spremeni.

Z nastavitvijo časovnika si obljubite, da vas ne bo motilo ali delati na čem drugem, dokler se ta časovnik ne konča. Ta majhna obljuba lahko pomembno vpliva na vaše upravljanje časa.Oglaševanje

Poskusite lahko različno dolgo, da vidite, kaj vam ustreza, na primer 25 minut, če uporabljate Tehnika paradižnika . 25 minut morda ne bo dolgo, toda če boste 25 minut popolnoma osredotočeni, boste presenečeni, koliko lahko naredite.^[3]

8. Ugotovite, za kaj ne bi smeli preživljati časa

Vsak dan porabimo za stvari, ki nas odvrnejo od tega, kar bi morali početi - ne glede na to, ali gre za moteče dejavnike, kot so družabna omrežja, e-pošta ali opravila, ki jih raje ne bi, kot je tedenska trgovina ali likanje.

Vse te dolgotrajne dejavnosti se morda zdijo malenkostne, a vse se seštevajo, ko gre za upravljanje s časom.

Morda razmišljate, jaz moram to storiti, vendar obstaja tehnika, imenovana Seznam neobvezanih, ki vam lahko pomaga.

Ne gre samo za popolno zaustavitev nalog, ki ne vplivajo. Lahko gre tudi za avtomatizacijo oz prenos naloge .

Torej, kako ustvarite seznam, ki ga ni treba opraviti?

Najprej si zapišite 10 minut, da zapišete vse stvari, ki vam v resnici ne služijo ali vam pomagajo priti tja, kjer si resnično želite (npr. Gledanje televizije, družabnih omrežij, nakupovanje hrane, čiščenje hiše)

Nato postavite vsakega pod naslov avtomatiziraj, prenese ali odstrani.

Avtomatizirajte lahko za svojo tedensko trgovino, zdaj uporabljate podjetje, ki vam na vrata dostavi sestavine in recepte.

Delegat bi lahko vsak teden dobil čistilo za svojo hišo.

Odprava bi lahko prenehala vklopiti televizor takoj, ko se vrnete iz službe.

Ko ustvarite seznam brez opravil, ponovite postopek enkrat na mesec.

Vsak mesec boste pridobili ure nazaj, za katere niste vedeli, da jih imate.

9. Zmanjšajte možgane, da povečate svojo koncentracijo

Naši možgani vsak dan obdelajo na tisoče misli; frustrirajuće je, da so mnogi izmed njih dejanja, ki jih v tistem trenutku ne moremo zaključiti.

Neurejen um vpliva na naše upravljanje s časom, saj se ne moremo osredotočiti s temi izjemnimi dejanji v glavi.

Tukaj je preprost način, kako razbiti svoje misli:Oglaševanje

Majhno beležko in pisalo imejte s seboj kamor koli greste. Biti mora dovolj majhen, da se prilega vašemu žepu ali torbi in mora biti lahko dostopen. Vsakič, ko se vam kakšna misel ali dejanje pojavi v glavi, ko ste zunaj, si to zapišite.

To je lahko ideja, nekaj navdihujočega, dejanje, ko pridete domov, kar koli.

Potem vse, kar morate storiti, je razporediti pravočasno, da zagotovite, da boste ukrepali z vsemi temi zapiski. Vsakih nekaj dni je dovolj.

Če zajemate naloge na papir in ne pustite, da se kopičijo v vaših možganih, potem lahko osredotočeno delate na tem, kar je takrat pomembno.

10. Dajte obljube drugim

Če bi obljubili sebi ali prijatelju, katero bi po vašem mnenju najverjetneje izpolnili?

V večini primerov bo to obljuba, dana prijatelju.

To lahko izkoristite v svojo korist tako, da se s prijateljem delite obveznosti, ki jo potrebujete za dokončanje naloge ali projekta.

Povejte prijatelju, kaj želite doseči, zakaj in do kdaj. Nato jih prosite, da se prijavijo pri vas na različnih točkah, dokler ne rečete, da boste projekt dokončali.

Med delom na projektu boste obljubo dali svojemu prijatelju. Ta obljuba, ki ste jo dali, bo gonilna sila, da se boste osredotočili in čim bolje izkoristili čas, potreben za dokončanje tega projekta.

Spodnja črta

Vsi ti nasveti ne zahtevajo le nekaj vašega časa vsak dan, a čas, ki ga prihranite pri uporabi teh pristopov, bo zelo pomemben.

V dnevnik si vnesite opomnike, da bodo ti nasveti pred vami, saj ko jih začnete redno vaditi, bodo to postali navade.

Uporabljajo se lahko samostojno, vendar so veliko močnejši, če jih uporabljamo skupaj.

Sčasoma se bodo tisti okoli vas spraševali, kako najti čas, da v enem dnevu dosežete toliko!

Več nasvetov za upravljanje časa

• 10 praktičnih načinov za izboljšanje svojih sposobnosti upravljanja časa
• Kako biti produktiven pri delu: 9 osnovnih pravil
• 50 načinov za povečanje produktivnosti in doseganje več v krajšem času

Prispevek za fotografijo: Valentin Antonucci preko unsplash.com

Referenca