Če Lifehack redno obiskujete, sem prepričan, da ste opazili serijo Getting Things Done, ki je v zadnjem času tukaj. V zadnjih tednih sem razpravljal o sami metodologiji in o tem, kako jo uporabiti pri vsakodnevnih prizadevanjih (tako pri delu kot pri osebnih projektih).

Česar pa nisem storil, vas usmerja v posebna orodja, s katerimi si olajšate življenje v GTD. No, točno to bom počel danes.

Naj vas samo spomnim, da obstaja 7 glavnih elementov GTD: seznam projektov, seznam naslednjih nalog, prihodnji / morda seznam, koledar, čakalni seznam, datoteke z viri in nematerialni element - zaupanje.

Z vsako od njih je mogoče ravnati s pomočjo najpreprostejših orodij - pisala in papirja. Ker pa živimo v 21. stoletju, potem to verjetno ni najbolj učinkovit način za nekatere ljudi.

Sledi seznam odličnih orodij, ki so GTD prijazna že od samega začetka ali pa jih je mogoče enostavno prilagoditi, da ustrezajo načinu dela GTD.

Vaša mapa Prejeto

Kot sem rekel v enem od prispevkov v seriji GTD (Vaš dnevni grafikon dejavnosti), večina ljudi običajno začne svoje delo v svojih nabiralnikih.

Ni nujno, da so ti nabiralniki dejanski nabiralniki (e-poštni ali običajni nabiralniki). Kot je opredeljeno v GTD, je mapa »Prejeto« preprosto kraj, kjer pristanejo vse dohodne stvari. To nam daje veliko možnosti glede dejanskih orodij ali programske opreme, ki jo želimo uporabiti za nabiralnike.

Nekatera orodja in programska oprema, ki najbolje delujejo, so:Oglaševanje

1. Vsaka programska oprema za e-pošto

To je očitno, vendar so najbolj preproste rešitve pogosto najboljše. Vaša e-poštna programska oprema (ne glede na to, kaj uporabljate) je popolnoma dobro nastavljena tako, da jo lahko uporabljate kot mapo »Prejeto« za nekatere dohodne stvari, ker… no, v njej je preprosto mapa »Prejeto« - in vsako e-poštno sporočilo, ki ga prejmete, tam čaka, da ga preberete .

Pomembno pa si je zapomniti, da morate pri obravnavi novih e-poštnih sporočil takoj ukrepati.

Toda kaj storiti, ko naletite na novo zahtevo, ki ni bila poslana po e-pošti? Tu pridejo v poštev druga orodja.

2. Ne pozabite na mleko

Ne pozabite na mleko(ali RTM) je odlično orodje in ima veliko več aplikacij GTD, kot pa samo delovanje kot mapa »Prejeto«.

Prvič, RTM je v bistvu aplikacija s seznamom opravil. Na voljo je na spletu (za vse operacijske sisteme) in ima tudi veliko različic za druge platforme (iPhone, iPad, Android).

Če pa jo dejansko pokličete preprosto kot seznam opravil, je precej podcenjevanje. Uporablja se lahko za kakršno koli dejavnost, kjer so seznami stvari priročni.

Na primer, ker obstaja različica za iPhone, jo lahko uporabite kot seznam živil med nakupovanjem ali kot preprost beležko, ki jo lahko uporabljate na poti, tako da vam nobene briljantne ideje ne uidejo. Lahko pa ga uporabite kot dodatno mapo »Prejeto«. Kadar koli naletite na novo zahtevo, ki ni bila poslana po e-pošti, jo lahko dodate na poseben seznam v RTM (po možnosti z imenom z nabiralnikom).Oglaševanje

Če se vrnemo k samemu RTM. Orodje je zelo enostavno za uporabo. Podpira več seznamov, štiri ravni prednostnih nalog, oznake, številne bližnjice na tipkovnici (delajo z RTM bliskovito hitro, ko jih obesite), viri RSS, viri iCal, opomniki in še več.

Seznam projektov

Pogosto je seznam projektov precej obsežen del nepremičnin GTD ... tako rekoč. Treba je biti popolnoma organiziran, tako da je vsak projekt lahko dojeti in z njim enostavno delati.

Zame obstaja samo en način, kako to pravilno narediti - z uporabo miselnih zemljevidov.

Samo v opomin (z dovoljenjem Wikipedije), a miselni zemljevid je diagram, ki se uporablja za predstavitev besed, idej, nalog ali drugih elementov, povezanih in razporejenih okoli osrednje ključne besede ali ideje. Ali v preprosti angleščini - to je najboljši način, da svojim mislim daste fizično obliko (v tem primeru ustvarite digitalno predstavitev svojih misli).

Večina projektov je samo na pol organiziranih okoli različnih misli, ki so sicer smiselne, vendar jih je težko umestiti v tradicionalni seznam ali besedilni dokument. Zemljevidi uma pa lahko takšno situacijo obvladajo izjemno dobro. Zato so mentalni zemljevidi kot nalašč za obdelavo vašega seznama projektov.

3. FreeMind

Ko gre za digitalno preslikavo misli (v računalniku), obstaja veliko orodij, ki to lahko omogočijo. Kljub temu obstaja resnično vreden ogleda. To se imenuje FreeMind .

Ime daje dober namig, da je orodje brezplačno - in to je dobro. Ampak obstaja še več dobrih novic - na voljo so različice za najbolj priljubljene platforme in operacijske sisteme. Ne samo to, lahko tudi prenesete binarne datoteke (FreeMind je resnično odprtokodni projekt).

Toda najboljša novica od vseh je ta: FreeMind je najlažje uporabno, najhitrejše in najmanjše razpoložljivo orodje (glede na pomnilnik in prostor na disku). V bistvu je to najboljše razpoložljivo orodje za preslikavo misli.Oglaševanje

( Če imate raje spletna orodja kot obravnavo lokalnih datotek v računalniku, si oglejte MindMeister . Tudi videti je precej impresivno. Ponuja vse pomembne funkcije za preslikavo misli in ima veliko dodatnih stvari, na primer možnost vključitve prilog, slik, PDF-jev in drugih datotek. Ni pa zastonj. Na voljo je cenejši paket 4,99 USD na mesec.)

Seznam naslednjih nalog, seznam prihodnosti / morda seznam, čakanje na seznam

Na svojih seznamih, kjer vodi seznam naslednjih nalog, ste največ časa, ko preživite pri delu z GTD. Zato morajo biti lahko dostopni in z njimi lahko delati. Tudi to, da lahko do njih dostopate prek spleta iz vseh računalnikov in operacijskih sistemov, je lepo.

Tu je Ne pozabite na mleko spet začne igrati. RTM sem podrobneje opisal že v tem prispevku, zato sem prepričan, da vidite njegovo vrednost pri delu z vsemi vrstami seznamov.

Dodatna prednost uporabe samo enega orodja za vse vaše sezname je, da se vam ni treba igrati z neštetimi različnimi imeni za prijavo in lokalnimi datotekami. Najučinkovitejši način je, da se vedno osredotočite na minimalno število orodij in jih prilagodite svojim delovnim navadam.

Koledar

To je preprosto in prepričan sem, da vidite, da prihaja ...

4. Google Koledar

Mislim, da vas ne moram prepričevati, zakaj Google Koledar je super. Prepričan sem, da ste se že prijavili (ali za podobno orodje / rešitev).

Najpomembnejše značilnosti orodja za koledar GTD so:

• Na voljo iz katerega koli računalnika (z dostopom do interneta)
• Podpira opomnike
• Podpira več koledarjev za enega uporabnika
• Podpira izmenjavo dogodkov z drugimi uporabniki
• Podpira tekoče dogodke

In Google Koledar jih pokriva. Za vsako mobilno platformo je na voljo veliko aplikacij.Oglaševanje

Viri / referenčne datoteke

Edina težava datotek z viri je, da morajo biti precej dobro organizirane, dostopne in po možnosti na voljo iz katerega koli računalnika z dostopom do interneta.

To je mogoče storiti z izvajanjem dveh stvari.

1. Najprej ustvarite imenik / mapo nekje na trdem disku računalnika. Ta imenik bo vseboval vse vaše vire - stvari, ki so vam lahko koristne kot referenca pri delu na vaših projektih. Vaša naloga je, da ta imenik lepo organizirate in ga čim lažje razumete.
2. Nato ga povežite z Dropboxom.

5. Dropbox

Dropbox je orodje, ki vam omogoča sinhronizacijo podatkov med več napravami, ki jih uporabljate, hkrati pa je odlično tudi za neposreden dostop do vaše vsebine prek spletnega mesta Dropbox.

Vse to je idealno za delovanje kot osnova GTD Reference Files. Ne samo, da lahko sinhronizirate datoteke na vseh računalnikih, ki jih uporabljate, ampak dobite tudi spletno varnostno kopijo, tako da vas ne bo več skrbelo, da bodo vaše stvari čez noč izginile po okvari trdega diska.

Če samo uporabljate Dropbox za shranjevanje najpomembnejših podatkov, lahko dobite z njihovim brezplačnim paketom (na voljo je do 2 GB prostora na disku, čeprav lahko dobite veliko prostora tako, da druge povabite k storitvi). Kasneje lahko svoj račun enostavno nadgradite na 50. december , kjer dobite 50 GB za skromno plačilo 9,99 USD na mesec.

Zaključek

Kot lahko vidite, potrebujete le 5 orodij za popolno uvedbo GTD v svoje življenje. (Mimogrede, vsaka programska oprema za e-pošto šteje kot ena.) In to je dobro, ker manj ko uporabljate orodij, lažje je držati igro skupaj in poskrbeti, da deluje. Če začnete uporabljati preveč orodij, postanejo breme namesto povečanja učinkovitosti in produktivnosti.

Katera orodja uporabljate kot del svojega pristopa k GTD? Prosimo, delite jih v spodnjih komentarjih.

(Foto kredit: Umazan komplet ročnega orodja preko Shutterstock) Oglaševanje