Mislili bi, da je pošiljanje sporočila s kom bi to lahko veljalo varno, vendar bi bili presenečeni, ko bi izvedeli, kaj te besede resnično sporočajo vašemu bralcu - in to še niso vse dobre novice.

Izogibajte se splošnim formalnostim za vsako ceno.

Običajna praksa je bila, da se uradni pozdrav, ki ne omogoča identifikacije, uporablja v različnih priložnostih, od življenjepisov in spremnih pisem do nagovarjanja potencialnih strank do pisanja poslovnih pisem in pozneje. Včasih je bil za to dober razlog: ljudje, ki so pisali tovrstna sporočila, so jih običajno množično pošiljali ali pa niso imeli na voljo dovolj informacij o prejemniku.

A časi so se spremenili.

Ker sta se trženje in komunikacija preusmerila na bolj oseben pristop, skupaj z raziskovalno pomočjo, ki jo zdaj ponuja internet, preprosto ni dobrega opravičila za uporabo istega starega, za katerega se lahko nanaša na segue. (Stari dragi gospod ali gospa je prav tako grozljiv.)

Splošni formalni pozdrav jezi ljudi.

Uporaba formalnega tona kot uvodnih besed je postala takšna tradicija, da lahko ljudje skoraj vnaprej predvidijo, kaj bodo te besede rekle, ne da bi jih morali prebrati.Oglaševanje

Čeprav morda ne veste natančno, s kom se pogovarjate, uporaba splošnega formalnega pozdrava nič ne pomaga, da bi vaše pismo izstopalo od drugih. Je nežno, banalno in dolgočasno. Vaša uvodna vrstica je vaša priložnost, da nastavite ton za celotno pismo, in če se odločite za osnovno, na koga se lahko nanaša, bo bralec predvideval, da bo tudi preostanek vašega pisma nič več kot osnovni.

Pomanjkanje diferenciacije ustvarja problem druge vrste.

Kaj bi lahko šteli za varnostno mrežo (ker zagotovo ne želite prevzeti spola, naziva delovnega mesta ali zakonskega stanu), generično besedilo, na koga se to lahko nanaša, dejansko daje bralcu vedeti, da nimate pojma, koga imate. Z drugimi besedami, bralcu takoj pove, da niste v stiku s predvideno publiko.

Če se želite tržiti ali vzpostaviti odnos, morate bolje razumeti, komu tržite. Resda vam morda ni vedno na voljo ime, in to je v redu. Lahko pa spoznate več o kulturi njihovega podjetja, kar vam lahko da boljše ideje za naslavljanje prejemnika.

Na primer, zabavna, živahna kultura podjetja se lahko odzove na enako zabaven pozdrav, na primer Hej, [ime]!

Če ste v dvomih, lahko malo poiščete na spletu, da poiščete ime, ali pokličete podjetje in neposredno zaprosite za informacije.Oglaševanje

Nastop v zaostanku časa je problem sam po sebi.

Ne glede na to, ali prodajate izdelek za svoje podjetje ali se prodajate za zaposlitev, ljudje želijo sodelovati z drugimi, ki so zdaj, z ljudmi, ki se lahko (in so se) prilagodili hitrim spremembam v panogi. Pomislite: še vedno uporabljate rotacijski domači telefon, klicno internetno povezavo in laboratorij za razvoj fotografij? Ne? Zakaj bi se potem odločili za arhaični izraz kot svoj prvi vtis, še posebej, če obstajajo boljše možnosti?

Preprosto povedano, z uporabo starih besednih zvez lahko postanete zastareli, statični in na nek način zastareli. To pa niso lastnosti, s katerimi se želite povezati, če želite iz svojih komunikacij dobiti tisto, kar pričakujete.

Ali je kdaj v redu uporabiti, koga lahko zadeva?

Čeprav obstaja toliko boljših, sodobnejših in učinkovitejših možnosti, še vedno obstaja scenarij ali dva, pri katerih bi lahko bil pomemben klasik, na katerega se lahko nanaša.

In odvisno od tega, ali je pismo namenjeno določenemu.

Razmislite, ali ste nekoga prosili za priporočilno pismo, ki bi ga lahko uporabili za predstavitev potencialnim delodajalcem. V tem primeru bi oseba napisala eno pismo, ne za nikogar posebej, vi pa bi ga predložili po potrebi. Oseba, ki piše pismo, ne namerava vzpostaviti razmerja s predvidenimi prejemniki in lahko z uradnim pozdravom pokrije morebitne scenarije.Oglaševanje

Vendar bi bilo bolje, če bi dobili priporočljivo kopijo priporočevalnega pisma in ga vsakič posebej naslovili na osebe, ki to zahtevajo, vendar formalna možnost tukaj ni popolnoma ogrožena.

Obstajajo alternative nejasnim, preveč uporabljenim formalnim pozdravom.

Način, kako nagovorite bralca, je prva stvar, ki jo bodo prebrali, in lahko nastavi ton za ostalo vsebino. Če želite pritegniti njihovo pozornost in povečati možnosti, da preberejo vse do dna, si oglejte nekaj teh alternativnih pozdravov:

Spremno pismo

Kot kandidat za službo imate na voljo le nekaj sekund, da naredite izjemen vtis. Kljub temu vas splošno besedilo nikoli ne bo postavilo na vrh kupa povratnih klicev. Namesto tega poskusite te besedne zveze v naslednjem spremnem pismu:

• Spoštovani direktor najema,
• Pozdravljeni [ime zaposlovalca],
• Lep pozdrav, [ime oddelka ali podjetja]!
• Spoštovani [Ime zaposlovalca],

Poslovno pismo

Ko želite ujeti oči potencialne stranke, želite, da se ta stranka počuti, kot da jo poznate ali vsaj kaj vesta o njej. Posel gre za vzpostavljanje odnosov in ti odnosi ne bodo obstajali, če se ne potrudite, da boste spoznali ljudi, na katere ciljate. Namesto tega poskusite svoje potencialne stranke obravnavati tako:

• Živjo [ime],
• Živjo, ekipa [podjetja] [oddelka]!
• Pozdravljeni, [podjetje]!

Pošljite e-pošto potencialni stranki

Če se samo pri eni vrsti komunikacije izognete strašljivi splošni odprtini, bi to morala biti e-pošta. Vaša e-pošta ima večje možnosti, da se odpre, če jo lahko prilagodite prejemniku. Če želite to narediti, vključite njihovo ime v zadevo in v pozdrav.Oglaševanje

Če pošiljate e-poštno sporočilo nabiralniku z enim lastnikom (ne splošnemu, na primer customerservice@company.com), mora pozdrav odražati, da gre za osebo in ne potencialno skupino:

• Živjo [ime],
• Dragi vodja najema,

Če pa po e-pošti pošiljate v mapo »Prejeto«, ki bi jo lahko spremljalo več uporabnikov, lahko svojo komunikacijo naslovite tako, da odraža skupino:

• Pozdravljeni, ekipa za zaposlovanje,
• Lep pozdrav, tržni oddelek [podjetja]!

Ne pozabite, če samo vidite, koga to zadeva v poslovnem komuniciranju, še ne pomeni, da je to najboljša možnost. Ne bojte se poskusiti česa drugačnega.