Sposobnost delegiranja je eno od značilnosti uspešnega vodje. Delegacija je ena najboljših orodja za upravljanje za povečanje morale zaposlenih, zadovoljstva z delom, zaupanja med člani ekipe in vodjo ter spodnjega dela podjetja. Pomaga tudi pri upravljanju časa.

Čeprav se učinkovite tehnike delegiranja učijo le redko, je dobra novica, da je delegiranje spretnost, kot jo lahko pridobimo.

Kazalo

1. Kaj je delegacija?
2. Kako delegacija izboljša upravljanje ekipe?
3. Kako pravilno delegirati
4. Vedeti, kaj je treba in česa ne bi smelo biti delegirano
   • Kaj je treba delegirati
   • Česa ne bi smeli prenesti
5. Zaključek
6. Več nasvetov o prenosu nalog

Kaj je delegacija?

Delegiranje je mogoče opredeliti kot dejanje pooblaščanja za delovanje drugega.^[1]S to podarjeno močjo lahko oseba, običajno podrejena, izvaja določene dejavnosti (običajno jih da vodja ali nadzornik). Delegiranje je orodje za upravljanje, namenjeno povečanju učinkovitosti organizacije.^[2]Omogoča razčlenitev ciljev organizacije na naloge in dodelitev članu ekipe, ki je najprimernejši za to nalogo. S tem je večina podjetnikov in menedžerjev znano slabo prenašati pooblastila. Ampak zakaj?

Kot smo že omenili, večina organizacij svojih menedžerjev ne uči, kako jih pooblastiti. Vendar obstajajo številni drugi razlogi, zakaj se upravitelji oklevajo pri prenosu pooblastil, med drugim:

Verjamejo, da nihče ne more delati tako dobro, kot zmore

Vodje morajo delegirati, ker je njihova naloga nadzorovati zaposlene. Vsega dela ne morejo in ne smejo opraviti sami. Naloga vodje je voditi, motivirati in nadzirati člane svoje ekipe, da dosežejo cilj.

Mislijo, da potrebuje preveč časa, da koga usposobi

Del vodenja in motiviranja članov ekipe vključuje usposabljanje. Da, potreben bo dodaten čas za usposabljanje zaposlenega za novo nalogo, vendar morate na to gledati kot na naložbo. Predstavljajte si, da potrebujete dodatno uro na dan, da nekoga usposobite za nalogo, in ta trening traja teden dni. To je pet dodatnih ur, porabljenih za nalogo. Vendar pa boste po prvih petih dneh, ko bo delavec opravil nalogo, dobili pet ur na teden, da se boste posvetili drugim vprašanjem.

Manjka zaupanje v motivacijo zaposlenih

Drugi del naloge managerja je razviti sposobnosti svojih zaposlenih, da prepozna prihodnje voditelje ter odkrije njihove prednosti in slabosti. Brez pooblastila ne boste nikoli vedeli stopnje motivacije, ki jo imajo vaši zaposleni.

Želijo se narediti nepogrešljive

Če vas skrbi, da bi postali nepogrešljivi, ne bi smeli biti. Ti so nepogrešljiv. Znano je, da je do dobrih menedžerjev in voditeljev težko priti, zato so organizacije seveda nepogrešljive. Če ste na vodilnem položaju in vas skrbi služba, se naučite, kako postati boljši vodja.

Uživajo v svojem delu

Medtem ko veliko ljudi z veseljem opravlja svoje delo, jim je všeč ustvarjalni proces ali zgolj ideja, da lahko nadzorujejo rezultat in si za to pripišejo zasluge. To ni naloga menedžerja.

Biti morate pripravljeni odreči se nadzoru, sprejeti, da imajo drugi ljudje drugačne (in včasih tudi boljše) načine početja, in sprejeti svojo vlogo pospeševalca ali nadzornika.Oglaševanje

Slabo se počutijo, ker dajo več dela preobremenjenemu osebju

Občutek, da je vaše osebje preobremenjeno ali preobremenjeno, je pri upravitelju precej pogost. Če članom ekipe daste več za nalogo, se vam zdi, kot da jim samo odlagate več dela. Če pa opravite prav (več o tem kasneje), lahko delegiranje poveča njihovo motivacijo in zadovoljstvo pri delu.

Zdaj, ko smo odgovorili na vprašanje, kaj je prenos, pojdimo na drugi del vprašanja:

Kako delegacija izboljša upravljanje ekipe?

Učinkovito prenašanje je ena najpomembnejših vodstvenih veščin, ki jih lahko imate. Koristi pravilnega prenosa so globlje od povečane produktivnosti. Te učinke lahko vidimo v:

Večje zaupanje med direktorjem in zaposlenim

Ko zaposlenemu daste pooblastilo in samostojnost za izvedbo naloge, se namiguje, da mu zaupate, da jo bo opravil. Prav tako piše, da mislite, da so dovolj usposobljeni za nalogo. Ta izkaz zaupanja gradi vez med nadrejenim in podrejenim.

Povečanje zadovoljstva z delom

Prenos nalog ali nalog članom vaše ekipe jim omogoča, da prevzamejo lastništvo in se ponašajo s svojim delom. Nihče ne želi, da bi nanj mislili kot na zobnika v stroju, ki opravlja delo, ki bi ga lahko opravljal kdorkoli. Če jim damo odgovornost in pooblastila, da bodo opravili delo, jim bo to zelo pomagalo, da bodo ponosni na svoje delo.

Povečana motivacija

Z dodelitvijo nalog ustreznim zaposlenim dobijo lastništvo nad rezultatom. To je njihova priložnost, da zasijejo. Vsi želijo pohvale šefa in vedeti, da bodo rezultat, do katerega bodo prišli, ocenili kot odraz sebe samega, je velika motivacija.

Več časa za druge pomembne dejavnosti

Tako kot poveljnik ladje tudi voditelji ocenjujejo razmere, načrtujejo smer in krmarijo plovilo. Lahko vskočijo, ko se spusti kakšen moški, vendar je njihova glavna naloga skrb za splošno sliko. Posadka naj skrbi za veslanje, vi pa samo poskrbite, da bo šla v pravo smer.

Na ta način lahko sprostite čas za sodelovanje pri pomembnejših dejavnostih.

Razvijanje novih veščin v članih vaše ekipe

Del naloge katerega koli menedžerja je pomagati vašim zaposlenim pri učenju in rasti. Ko se zaposleni izpopolnjujejo in dopolnjujejo svoje spretnosti, postajajo dragocenejši za podjetje in industrijo kot celoto. To je del njihovega poklicnega razvoja. Zaradi tega je vaša ekipa veliko bolj prilagodljiva.

Odlično orodje za ocenjevanje

Kot vodja je del vaše naloge prepoznavanje najuspešnejših in tistih, ki so vredni napredovanja. Prav tako bi morali razmišljati o tem, kdo bi vas moral zamenjati, ko boste napredovali. Če prenesete odgovornosti na svoje zaposlene, ste v odličnem položaju, da vidite, kdo vzame bika za rogove in kdo naredi le minimum.Oglaševanje

Pozitivni učinki prenosa lahko skupaj imajo sinergijski učinek na učinkovitost, produktivnost in donosnost organizacije.

Kako pravilno delegirati

Govorili smo o tem, kaj je delegiranje in kakšne so njegove koristi, toda kako lahko postanete učinkovit delegat in izkoristite prednosti, o katerih smo razpravljali? Tu je nekaj učinkovitih tehnik prenosa, ki vam bodo pomagale začeti.

1. Začnite z rezultatom in se pomaknite nazaj

Ko dodeljujete novo odgovornost zaposlenemu, najprej začnite z razlago, kako naj bo videti rezultat. Na primer: odgovoril vam bom za X, namen X pa je, da se ABC pretvori v DEF v dveh tednih in za manj kot 100 USD. To je način, da si postavite cilj, ne da bi jim rekli, kako ga morajo doseči.

2. Dajte svojim zaposlenim avtonomijo

To je upravnikom težko, vendar poskusite stopiti nazaj in spoznati, da obstaja veliko različnih načinov za rešitev problema. Če jim dovolite, da sami ugotovijo, kako bodo to storili, se bodo naučili in pogosto bo prišlo do boljšega rezultata.

3. Dajte jim oblast, da naredijo, kar vas prosijo

To je zelo pomembno! Prenos odgovornosti za nalogo, ne da bi jim dali pooblastilo, potrebno za njeno dokončanje, v resnici pomeni samo več dela na zaposlenega. Namesto da bi povečali motivacijo in zadovoljstvo pri delu, boste ustvarili zamero in jezo.

4. Ujemite njihovo osebnost in nabor spretnosti

Ne dajte introvertni nalogi vodenja sestanka. Prav tako ne postavljajte ekstroverta za računovodstvo. Dobro bi morali vedeti, kdo so vaši zaposleni in kakšne spretnosti imajo. Pravo nalogo dodelite pravi osebi.

5. Prepričajte se, da imajo ustrezne vire

Poskrbite, da bodo imeli ljudje, ki jih boste pooblastili, dovolj časa, denarja, usposabljanja, zalog, delovnega prostora in pomoči drugih, da bodo delo opravili. Če se ne, potem neuspeh ni na njih, ampak na vas.

6. Nadzirajte, ne upravljajte z mikro

Najboljši način za to je, da določite časovnico z rednimi prijavami. To omogoča avtonomijo zaposlenih, hkrati pa je še vedno odgovoren za projekt, ki napreduje. Prav tako zaposlenemu omogoča redno postavljanje vprašanj in prejemanje prispevkov.

7. Ustvarite motivacijsko okolje

Najuspešnejši pooblaščenci so tisti, ki vedo, kdaj biti navijačica ali trener in kdaj stopiti ali stopiti nazaj. Oni so tudi tam proslavite uspehe .

8. Bodite tolerantni do napak

Brez tveganj nikoli ne boste imeli inovacij in tudi brez napak ne boste mogli tvegati. Bodite strpni in napake uporabljajte kot učno orodje, ne kot nekaj, česar se morate bati.Oglaševanje

Do zdaj smo se ukvarjali s prenosom, kaj, zakaj in kako, toda kako se odločimo, katere naloge bi bilo treba prenesti?

Vedeti, kaj je treba in česa ne bi smelo biti delegirano

Na to temo obstaja nekaj različnih misli, eno mnenje je, da: at v določeni točki bi moralo biti vse, na kar se lahko prenese; z redko izjemo.

Kaj je treba delegirati

Izvedite revizijo s šestimi T-ji, da ugotovite, katere naloge je najbolj smiselno razbremeniti.^[3]

1. Drobna

To so naloge, ki so tako majhne, ​​da se jim zdi nepomembno, vendar se seštevajo. Nikoli niso pomembne ali nujne in četudi trajajo le nekaj minut, vas na koncu odpeljejo iz toka bolj strateškega dela. Na primer, prijava na konferenco ali dogodek, dodajanje v koledar ter rezervacija hotela in leta - vsaka od teh stvari morda ne bo trajala veliko časa, vendar se vse skupaj sešteje.

2. Utrujen

Sorazmerno preprosta opravila verjetno ne najbolje izkoristijo vašega časa. Zelo enostavne naloge lahko (in bi jih moral) opravljati vsak, razen vas.

Na primer ročno vnos seznama s 100 elementi v preglednico in barvno kodiranje ali posodabljanje KPI-jev v predstavitvenem krovu so preprosta opravila, ki jih je mogoče oddati.

3. Zamudno

To so naloge, ki so sicer pomembne in celo nekoliko zapletene, vendar zamudne in ne zahtevajo začetnih 80% raziskav. Z lahkoto lahko vstopite, ko je naloga dokončana v 80%, in odobrite, nadzirate in / ali usmerite naslednje korake.

4. Učljiv

Te naloge, čeprav se sprva zdijo zapletene, jih je mogoče prevesti v sistem in jih prenesti naprej, pri čemer še vedno zagotavljate preverjanje kakovosti in končno odobritev.

Na primer, poučevanje enega od vaših neposrednih poročil, kako pripraviti predstavitveni krov za mesečni sestanek z vsemi rokami in celo, kako biti tisti, ki tim posreduje te posodobitve, je lahko dober način, da si sprostite čas.

5. Grozno At

Naloge, ki spadajo na področje, kjer se počutite neopremljene, bi na splošno morali prenesti na nekoga, ki ima na tem področju močne strani. Če na primer niste prepričani, kako organizirati vizualno zasnovo diapozitivov PowerPoint za sestanek ekipe, bo verjetno lahko vstopil nekdo iz vaše ekipe.Oglaševanje

6. Časovno občutljiv

To so naloge, ki so časovno občutljive, a tekmujejo z drugimi prednostnimi nalogami. Za vse naenkrat ni dovolj časa, zato dodelite pomembno in časovno občutljivo nalogo, ki jo lahko opravite vzporedno z drugimi roki, ki temeljijo na vaših projektih.

Če na primer svoj iPad pustite na letalu po letu in si prizadevate, da ga obnovite, preden popolnoma izgine na letališču, ki ga je izgubil in našel brezno z vsakodnevnim klicem službe za stranke, lahko traja veliko časa in ga lahko prenesete na podrejenega.

Česa ne bi smeli delegirati

V nasprotju z zgoraj navedenimi obstajajo nekatere naloge, ki jih nikoli ne bi smeli prenašati in bi morale vedno ostati odgovornost upravitelja. Nekateri med njimi vključujejo:

Vizija in poslanstvo podjetja

Ti igrajo pomembno vlogo pri ugledu podjetja in jih je treba jemati čim bolj resno. Zato je odgovornost za ustvarjanje teh vedno ležati z direktorjem ali drugim vodjem podjetja.

Odločitve o najemanju

Preveč menedžerjev se pri odločanju o zaposlitvi zanaša na zunanje agencije. Čeprav so nabori spretnosti pomembni, je enako pomembno ocenjevanje, kako se bo zaposleni vklopil v poslovno kulturo, in to najbolje opraviti iz oči v oči.

Kroženje zaposlenih

Pomembno je, da vodje aktivno sodelujejo pri tem, da se novi zaposleni počutijo dobrodošle. Vedno morajo biti na voljo in dostopni novim zaposlenim.

Disciplina

Prenos disciplinskih nalog na administrativnega asistenta ali kadra je pogosto znak slabih vodstvenih sposobnosti. Vodje lahko na splošno pridobijo več spoštovanja od zaposlenih, če to rešijo sami.

Ocene uspešnosti

Če zaposleni naredijo lastne preglede in samo odjavijo, je škoda za vse vpletene. Menedžerji bi morali biti osebno vključeni v ta postopek, da bi ga kar najbolje izkoristili.

Zaključek

Na prvi pogled se zdi, da je delegiranje več težav, kot je vredno. Ob pravilnem izvedbi pa so obseg, širina in kakovost dela več kot nadomestili morebitne nevšečnosti.

Presenečeni boste nad tem, kaj se zgodi, ko razporedite delovno obremenitev, tako da se lahko osredotočite samo na naloge z najvišjimi prednostnimi nalogami, medtem ko drugi delajo na smiselnih in zahtevnih nalogah.Oglaševanje

Z izvajanjem praks, o katerih smo govorili tukaj, boste lahko prave projekte na pravi način dodelili pravim ljudem, in to je recept za uspeh.

Več nasvetov o prenosu nalog

• Kako učinkovito prenesti naloge (vodnik po korakih)
• Prenosno delo: kaj delegirati in česa ne?
• Pomen prenosa vodenja (in kako pravilno prenesti)

Prispevek za fotografijo: CoWomen prek unsplash.com

Referenca