Dajanje jasnih razumljivih navodil je ena izmed stvari, ki se sliši enostavno, v resničnem življenju pa je dejansko lahko bolj zapleteno, zlasti v pisarni ali v podjetju. Mešana sporočila, predpostavke in več možnosti pomenijo, da se prejeto sporočilo lahko razlikuje od tistega, kar smo dejansko mislili.

V začetku letošnjega leta sem se odločil, da za pomoč zaprosim VA (navideznega asistenta) iz elance.com. Nikoli prej nisem uporabljal navideznega asistenta in hitro me je naučil, kako pomembno je dati jasno in natančno določeno smer, če pričakujete, da bodo vaša navodila razumljena in ravnana tako, kot želite! To je še posebej pomembno, kadar navodil ne predajate iz oči v oči, saj je pri napotkih po elektronski pošti ali pisanju težko oceniti ton in stvari ne morete fizično opozoriti!

Poleg tega je imel moj VA sedež v Maleziji, kjer angleščina ni bil njegov prvi jezik, zato je bilo še bolj pomembno, da dam jasna navodila!

Iz svojih izkušenj želim z vami deliti svojih 7 najboljših nasvetov, kako dati jasna navodila in opraviti želeno delo!Oglaševanje

1. Ne domnevajte, da vedo, kaj mislite

Veste, kaj pravijo, ta domneva je mati vseh napak! Ne bodite bedak, ki domneva, da ljudje vedo, kaj mislite. Čeprav bo večina ljudi v vaši pisarni ali podjetju intuitivnih in vklopljenih, niso bralci misli. Pri zagotavljanju jasnih navodil je nujno, da ne domnevate, da prejemnik ve, kaj mislite, in to je lahko za kar koli, od kratic v panogi do koga, s katerim se je treba obrniti v različnih oddelkih ali organizacijah. Za razlago podrobnosti vam bo vzelo le nekaj sekund več.

Na primer, svojemu VA sem naročil, naj uporablja tweetdeck (aplikacijo, ki načrtuje vnaprej napisane tvite), vendar samo to, da sem slišal za tweetdeck, še ne pomeni, da so, in sem se zmotil, če sem domneval, da so.

2. Bodite jasni in natančni

Vsi imajo radi vafelj (kapanje v javorjevem sirupu, prosim), vendar nihče ne mara vafljev v pogovoru, še posebej ne v e-pošti ali kadar gre za niz navodil. Čeprav ne želite, da bi nadaljevali z navodili (to bi bila izguba vašega časa in če sem iskren, bi se čez nekaj časa izklopili), vendar želite zagotoviti, da so vaša navodila jasna, natančna in jedrnat. Osebno se raje ne lotevam in raje naravnost poudarjam, kaj je treba ukrepati ali dostaviti, namesto da naredim navodila preveč cvetoča, kar bo samo zmedlo.

Na primer, ne naročite samo, da pošljete izbor kratkih poročil nekaterim ključnim zainteresiranim stranem, temveč navedite, koliko zainteresiranih strani in komu ter kakšne sestanke! Pogosto se mi zdi, da pomaga pri označevanju, saj zmanjšuje skušnjavo, da bi se vafljali, in pomaga, da so vaša navodila in dejanja bolj osredotočeni.Oglaševanje

3. Navedite časovne okvire

Ne mešajte zadev, tako da niste natančni s svojimi časovnimi okviri in roki. Kar boste kmalu upoštevali zelo drugačen od vaših kolegov. Če mislite, da je kmalu naslednjih nekaj ur, pa bo vaše osebje, ki ste mu naročili, menilo, da bo to čez nekaj dni, potem bo to sporočilo resno vplivalo na katero koli podjetje ali projekt!

4. Navedite primere

Če je le mogoče, navedite primere. To bo še posebej koristno, če so v vlogi novi ali če naloge prej niso opravili. To vam bo pomagalo, da boste jasneje dodali navodila in oblikovali jasnejšo sliko o tem, kaj mislite in česa želite.

Če na primer od njih zahtevate, naj oblikujejo anketo o zadovoljstvu strank za vaš novi izdelek, jim boste morda želeli poslati primere drugih anket, ki so jih prej uporabljali, da bi dobili kakšno idejo.

5. Navedite alternative

Pri dostavi navodil je vredno razmisliti o nekaterih alternativah, le če izbrana možnost navodil ni izvedljiva ali na voljo.Oglaševanje

Na primer, morda bi želel, da 20. sej tega meseca dogovorite sestanek za 2 uri s finančnim direktorjem. Če niso na voljo 20., bo 26. popoldne v redu ali pa se namesto tega lahko srečamo s komercialnim analitikom.

Če daste druge možnosti, svoje osebje opolnomočite, da bo delo opravilo z minimalnim trudom in stalnim preverjanjem pri sebi. Lepota naloge nekoga drugega, da nekaj naredi, je, da vam tega ni treba storiti, kar vam bo prihranilo čas. Z nastavitvijo nadomestnih možnosti se jim ne bo treba več vračati, nenazadnje vam ne bo prihranilo časa, če se boste morali še naprej odzivati ​​na poizvedbe.

6. Postavite meje

Osebno nisem za mikro upravljanje in zaradi tega nisem za ljudi, ki bi se še naprej preverjali pri meni, ali naj kaj naredijo ali ne. Ko je naloga določena, morajo biti navodila dovolj jasna, da nadaljnja potrditev in pojasnila niso potrebna (če pa je to očitno najbolje, da jo poiščete, če niste prepričani!) Če to velja za vas, morate zagotoviti, da so vaša navodila so jasni, tako da so prepričani, kaj počnejo, in ne čutijo potrebe, da se vedno znova vračajo z vprašanji. Tako kot pri nasvetu 5 je tudi pri določanju meja zelo pomembno, še posebej, če takrat ne morete razmišljati o drugih možnostih, potem bodo meje morda delovale.

Na primer, lahko naročite, da se obrnete na dobavitelja in naročite 100 enot. Če običajnega dobavitelja ni na zalogi, je v redu, če uporabite novega dobavitelja, če ni dražji od 10% in lahko dostavi v treh delovnih dneh. Tu niste bili natančno opredeljeni do svojih alternativ, vendar ste dovolj jasno določili meje, da bodo lahko klicali.Oglaševanje

7. Poiščite pojasnila

Preden svoje osebje izpustite na podlagi vaših navodil, ne bi škodilo, da od njega poiščete pojasnila, da boste razumeli, kakšna je naloga in kaj se pričakuje. Na koncu lahko preprosto vprašate, ali obstajajo vprašanja, toda eno vprašanje pri tem je, da je vse preveč enostavno preprosto reči ne. Morda mislijo, da razumejo, ali pa so celo preveč sramežljivi, da bi vprašali! Morda jih prosite, naj povzamejo tisto, kar se zahteva, ali katere so prednostne naloge / cilji, da boste lahko zagotovili, da ste slišali, kar ste rekli!

Krediti za predstavljene fotografije: picjumbo prek picjumbo.com