Današnji poslovni svet skoraj v celoti temelji na informacijah. Ne glede na to, ali vodite majhno podjetje ali zasedate majhen kotiček organizacijske lestvice v veliki multinacionalni korporaciji, je verjetno, da večino vašega dela predstavlja komunikacija z drugimi, najpogosteje v pisni obliki. Seveda obstajajo elektronska pošta in tradicionalno poslovno pismo, vendar je večina poslovnežev pozvana tudi k pisanju predstavitev, beležk, predlogov, poslovnih zahtev, gradiv za usposabljanje, promocijskih kopij, predlogov za nepovratna sredstva in številnih drugih dokumentov.

Tukaj je rub: večina poslovnežev ima malo izkušenj s pisanjem . Medtem ko so tisti s poslovno izobrazbo verjetno nekaj pisali v šoli, je to v poslovnih programih redko poudarjeno, učenje dobrega pisanja pa je komaj gonilna sila želje večine ljudi po šoli v podjetju. Tiste brez univerzitetnega ozadja morda vsaj od javne šole sploh nikoli niso spodbujali k pisanju.

Če ste eden izmed mnogih poslovnih ljudi, ki jim pisanje nikoli ni pomenilo večje skrbi, morate to vedeti pomanjkanje pisnih veščin je z vsakim letom vse večja ovira . Če porabite nekaj časa za izboljšanje pisanja, lahko občutno izboljšate svojo možnost za zaposlitev in promocijske možnosti. Vaje ni mogoče nadomestiti, je pa nekaj napotkov, ki vas bodo postavili na pravo pot.Oglaševanje

1. Manj je več.

Pri poslovnem pisanju, tako kot pri skoraj vseh drugih vrstah pisanja, je jedrnatost pomembna. Ironično je, da so pisne informacije vedno bolj pomembne za nemoteno delovanje podjetij, zato so ljudje vse manj pripravljeni brati. Revije in druge prodajalne, ki so uporabljale 2000-besedne funkcije, vse bolj zmanjšujejo skice s 500 besedami. Besede uporabljajte zmerno, izrežite razburkano prozo in se izogibajte dolgim, vijugastim stavkom. Kot je Zorro učil svojega sina, vstopi, naredi svoj Z in pojdi ven! - pojdite naravnost na bistvo, povejte, kar želite povedati, in zaključite s tem.

2. Izogibajte se žargonu.

Vsi v poslu sovražijo poslovno pisanje, vse te rešitve na nebu in tiste strateške sinergije, ki na koncu ne pomenijo ničesar; možganska nevihta in priložnosti za skupno delo sta bolj smiselna, ne da bi se slišala smešno. Čeprav se žargonu včasih ni mogoče izogniti - na primer v dokumentu o poslovnih zahtevah ali tehnični specifikaciji - poskusite uporabiti bolj preprost jezik. Tudi za ljudi na istem področju, kot ste vi, je žargon pogosto neučinkovit - oko drsi tik ob njem, ne da bi zares ujel pomen. Obstaja razlog, da se žargon tako pogosto uporablja, kadar pisatelj to želi ne reci karkoli. Oglaševanje

3. Napišite enkrat, dvakrat preverite.

Lektorirajte takoj po pisanju in nato še ure ali, še bolje, dni kasneje. Nič ni bolj neprijetno kot neumna tipkarska napaka v sicer lepem dokumentu. Težko je pošteno - napake se zgodijo! - toda ljudje vas vseeno obsojajo za te napake in to ostro. Razen v neposredni nujnosti si vedno dajte čas, da svoje pisanje postavite na stran in se k njemu vrnite pozneje. Možgani so zapleteni in bodo prezrli napake, ki so jih pravkar storili; nekaj časa, ko se boste ukvarjali s čim drugim, boste dobili odvezo, ki jo potrebujete za ulov teh napak, preden jih kdo drug prebere.

4. Enkrat napišite, dvakrat preverite.

Vem, pravkar sem rekel to, toda tu mislim nekaj drugega. Poleg lovljenja tipkarskih napak in drugih napak, Če si med pisanjem in ponovnim branjem dela določite nekaj časa, si lahko pomagate ujeti tonske napake, ki bi vam sicer lahko ušle in povzročile težave . Na primer, ko smo razburjeni ali jezni, pogosto pišemo stvari, za katere dejansko ne želimo, da bi jih kdo drug prebral. Prepričajte se, da vaše delo pove, kaj želite, da pove, kako želite, da to pove, preden pustite, da doseže svoje občinstvo.

5. Bodite posebno pozorni na imena, naslove in spole.

V redu, ena stvar je bolj neprijetna kot tipkarska napaka: klicanje gospoda Smitha gospe Smith dosledno v celotnem dokumentu. Če niste prepričani glede črkovanja imena nekoga, njegovega delovnega mesta (in kaj to pomeni) ali njegovega spola, bodisi a) se posvetujte z nekom, ki pozna (na primer njihov pomočnik), bodisi b) v primeru spola , uporabite spolno nevtralni jezik. Oni in njihovi hitro postajajo povsem sprejemljivi spolno nevtralni zaimki v ednini, kljub temu, kar bi rekli vaš učitelj slovnice in samozavestni slovnik nacist po hodniku.Oglaševanje

6. Shranite predloge.

Kadar pišete še posebej dobro pismo, e-poštno sporočilo, beležko ali drug dokument, če obstaja najmanjša verjetnost, da boste v prihodnosti pisali podoben dokument, ga shranite kot predlogo za prihodnjo uporabo. Ker je hitenje s pisanjem eden glavnih vzrokov za tipkarske napake in druge napake, prihranek časa z uporabo vnaprej napisanega dokumenta vam lahko prihrani zadrego zaradi takšnih napak . Prepričajte se, da ste pred ponovno uporabo odstranili vse posebne podatke - imena, podjetja itd. - ne želite poslati pisma gospodu Sharifu, ki je naslovljeno na gospo O’Toole!

7. Bodite profesionalni, ne nujno formalni.

Obstaja težnja, da vso poslovno komunikacijo razumemo kot formalno, kar ni nujno ali celo zelo produktivno. Uradni jezik je primeren za pravne dokumente in prošnje za zaposlitev, toda tako kot žargon pogosto postane neviden, bolj zatemni in ne razkrije njegovega pomena. Hkrati si to zapomnite neformalno ne bi smelo pomeniti neprofesionalno - osebnih komentarjev, nenavadnih šal in nenavadnih tračev ne puščajte v svojih poslovnih komunikacijah. Ne pozabite, da morajo številna podjetja (morda vaša) po zakonu hraniti kopije celotne korespondence - ne pošiljajte po e-pošti, pošiljajte po pošti ali pošiljajte ničesar, česar ne bi čutili dobro, če bi to prebrali v javnem sojenju.

8. Ne pozabite na 5 W (in H)

Tako kot novinarska zgodba, vaša komunikacija mora odgovoriti na vsa vprašanja, pomembna za vaše občinstvo: Kdo? Kaj? Kdaj? Kje? Zakaj? in kako? Na primer, za koga je pomemben ta zapis, kaj naj vedo, kdaj in kje bo veljal, zakaj je pomemben in kako naj uporabljajo te informacije? Uporabite formulo 5W + H, da poskusite predvideti vsa vprašanja, ki jih bodo zastavili tudi bralci.Oglaševanje

9. Poziv k dejanju.

Vsebina dokumentov, ki so zgolj informativnega značaja, se redko ohrani zelo dobro. Večina poslovne komunikacije naj bi dosegla neki namen, zato poskrbite, da vključuje poziv k dejanju - nekaj, kar naj bi bralcu tudi uspelo naredi . Še bolje, nekaj, kar bi moral narediti bralec takoj zdaj . Ne prepustite se bralcem, da se odločijo, kaj bodo storili s kakršnimi koli informacijami, ki ste jih navedli - večina se niti ne bo motila in dovolj tistih, ki to storijo, bo narobe razumelo, da boste imeli predolgo nered na rokah.

10. Ne dajte preveč možnosti.

V idealnem primeru ne dajte nobenega. Če želite določiti čas za sestanek, navedite en čas in prosite, naj potrdijo ali predstavijo drug čas. Dajte največ dve možnosti in jih prosite, naj izberejo eno. Preveč izbire pogosto vodi do paralize odločitve, kar na splošno ni želeni učinek.

11. Kaj vsebuje bralci?

Temelj učinkovitega pisanja je opis prednosti, ne lastnosti. Zakaj bi bralca skrbelo? Na primer, nikogar ne zanima, da lahko Windows 7 deluje v 64-bitnem načinu - mar jim je, da lahko obdeluje več pomnilnika in tako deluje hitreje kot 32-bitni operacijski sistem. 64-bitna je funkcija; to, da mi omogočijo hitrejše delo, je korist. Prednosti pritegnejo bralce, saj jih seveda najbolj zanima, kako si lahko olajšajo ali izboljšajo življenje. Oglaševanje

12. Najem samostojnega sodelavca.

Ne pisni namig same po sebi , Vem, a kljub temu dober nasvet. Pisanje najverjetneje ni vaša močna stran - če je pomembno, najemite nekoga, za katerega pišete je njihova močna obleka. Morda mislite, da so samostojni podjetniki namenjeni samo marketinškemu materialu, vendar to ni res - dober samostojni pisatelj lahko pripravi beležke, priročnike za usposabljanje, interna pisma, glasila podjetij, objave v spletnih dnevnikih, vnose v wiki in skoraj vse druge vrste pisanja, ki si jih omislite. . Glede na vaše potrebe se lahko po potrebi ukvarjate s kmetijstvom ali pa samostojnega delavca premaknete v kabino na kraju samem ali pa se dogovorite za vse, kar najbolje ustreza vašim potrebam. Pričakujte, da boste za dobro pisanje plačali vsaj 30 dolarjev na uro in bolj verjetno od 50 do 125 dolarjev na uro - kdor zaračuna manj, bodisi ni preveč dober ali pa poslovno ne pozna. (Te cene veljajo za pisce v ameriških metro območjih - cene se lahko razlikujejo v drugih delih sveta.)

Za odlično pisanje je morda potreben talent, ki ga imamo le redki, toda učinkovito pisanje je naučljiva veščina. Če vašemu pisanju podjetja ni do ušesa, upoštevajte zgornje nasvete in preverite, ali ga ne morete izboljšati. Če vaše pisanje naredi pass muster, kaj pa, če pustite namig ali dva v komentarjih spodaj?