KAKO UČINKOVITO NAPISATI ZAPISNIKE SESTANKOV (S PRIMERI)

Zapisnik je pisni zapis sestanka upravnega odbora, družbe ali organizacije. Zapisniki sestankov veljajo za pravni dokument, zato si pri pisanju prizadevajte za njihovo jasnost in doslednost.

Ker so zapisniki trajni zapis sestanka, jih pred pošiljanjem dobro preberite. Dobro je, da jih vodi nadzornik ali prekaljen udeleženec, da se prepričate, da so izjave in informacije natančno zajete.

Najboljši zapisniki sestankov so previdni poslušalci , hitri tipkarji in so dobro seznanjeni s temami srečanja in udeleženci. Oseba, ki zapisuje zapiske, mora dovolj dobro razumeti zadevo, da lahko v dolgih, zavlečenih razpravah loči pomembne točke od hrupa. Pomembno je tudi, da zapisovalec ne sme hkrati voditi zapiskov. (Če vas kdaj to prosijo, zavrnite.)

Sledi nekaj nasvetov po korakih za učinkovito pisanje zapisnikov sestankov.

1. Razvijte dnevni red

Sodelujte s predsednikom ali predsednikom odbora, da razvijete podroben dnevni red.

Sestanki potekajo z razlogom, vprašanja, ki jih je treba obravnavati in o katerih se je treba odločiti, jih je treba navesti, da opozorijo prisotne. Sodelujte s sklicem, da pripravite dnevni red, ki vsaki temi določi čase, da se sestanek premika in da ima skupina dovolj časa za razmislek o vseh točkah.

Dnevni red vam bo služil kot oris zapisnika sestanka. V nadaljevanju naj bodo naslovi zapisnikov skladni s temami dnevnega reda.

2. Sledite predlogi iz prejšnjih zapisov

Če ste nov v upravnem odboru ali organizaciji in prvič pišete zapisnike, si oglejte pretekle zapisnike sestankov, da boste lahko ohranili enako obliko^[1].

Na splošno je ime organizacije ali ime skupine, ki se sestaja, na vrhu: Seja upravnega odbora XYZ, z datumom v naslednji vrstici. Po datumu navedite čas, ko se je sestanek uredil, in čas, ko se je sestanek končal. Na primer:

Upravni odbor družbe Super Company, Inc.Oglaševanje

Zapisnik sestanka

Datum: 20. maj 2019

Čas: od 10.00 do 12.30

Večina skupin, ki se sestajajo, to počne redno, na vsakem sestanku so določene točke dnevnega reda. Nekatere skupine na koncu zapisnika vključujejo naslov Naslednji koraki, v katerem so navedeni projekti, ki jih je treba nadaljevati, in dodeljena odgovornost.

Predloga prejšnjega sestanka bo prav tako pomagala ugotoviti, ali skupina beleži, ali je bila sklepčnost izpolnjena, in druge postavke, značilne za zapisnik sestanka organizacije.

3. Zabeleži udeležbo

Na večini upravnih odborov je sekretar odbora odgovorna oseba za zapisnike sej. Na organizacijskih sestankih je zapisnikar lahko koordinator projekta ali pomočnik vodje ali izvršnega direktorja. Prispeti mora nekaj minut pred začetkom sestanka in predati list o prisotnosti z imeni vseh članov in kontaktnimi podatki.

Udeleženci sestankov bodo morali preveriti svoja imena in spremeniti svoje podatke. To bo pomagalo kot nadomestni dokument udeležencev in zagotovilo, da se informacije pošljejo na najsodobnejše e-poštne naslove.

Imena vseh udeležencev morajo biti navedena pod imenom in datumom sestanka pod podnaslovom Prisoten. Navedite imena in priimke vseh udeležencev, skupaj z naslovom ali pripadnostjo, ločeni z vejico ali podpičjem. Na primer:

Prisotni: John Doe, predsednik; Jane Smith, podpredsednica; Jack Williams, tajnikOglaševanje

Če se član upravnega odbora ni mogel udeležiti seje, navedite njegovo ime za besedno zvezo: Kopirano v: Na seznamu udeležencev so lahko druge oznake. Če je na primer več udeležencev sestanka zaposlenih, medtem ko so vsi ostali prostovoljci, boste morda želeli napisati (Staff) za vsakim uslužbencem.

Praviloma so udeleženci navedeni po abecedi po priimkih. Vendar je v nekaterih organizacijah najboljša praksa, da najprej navedejo vodstvo odbora. V tem primeru bi bili najprej navedeni predsednik ali sopredsedniki, nato podpredsednik, nato sekretar in nato blagajnik. Nato bi bila vsa druga imena udeležencev abecedno označena s priimki.

Običajna praksa je tudi ugotoviti, ali se je udeleženec sestanku pridružil s konferenčnim klicem. To lahko označite tako, da napišete po telefonu in navedete udeležence, ki so klicali.

4. Konvencija o poimenovanju

Na splošno bo prvič, ko nekdo govori na sestanku, vključeno njegovo ime in pogosto naslov.

Na primer, predsednik uprave XYZ Roger McGowan je sklical sestanek po naročilu. Naslednjič, ko bo govoril Roger McGowan, ga lahko preprosto pokličete kot Rogerja. Če sta na sestanku dva Rogerja, za ločitev obeh uporabite začetnico za njihova priimka: Roger M. je pozval k glasovanju. Roger T. se je vzdržal.

5. Kaj (in kaj ne) vključiti

Glede na naravo sestanka je lahko trajalo od ene do nekaj ur. Prisotni bodo morali pregledati in nato odobriti zapisnik seje. Zato ne želite, da se zapisnik razširi v daljši dokument.

Zajemanje vsega, kar ljudje pravijo dobesedno, ni samo nepotrebno, ampak tudi moteče za pregledovalce.

Za vsako točko dnevnega reda na koncu želite povzeti le ustrezne točke razprave skupaj z vsemi sprejetimi odločitvami. Po sestanku preglejte zapiske in uredite krožne ali ponavljajoče se argumente ter pustite le v ustreznih točkah.

6. Ohranite nevtralni ton

Zapisniki so pravni dokument. Uporabljajo se za vzpostavitev zgodovinskega zapisa dejavnosti organizacije. Bistveno je ohraniti enakomerno, profesionalni ton . Nikoli ne zapisujte vnetljivega jezika v zapisnik, tudi če jezik sestanka postane vroč.

Bistvo razprave želite posneti objektivno, kar pomeni, da omenite ključne točke, ki jih zajemate, ne da bi si pripisali krivdo. Osebje je na primer naslovilo vprašanja članov uprave glede strokovnosti prodajalca.Oglaševanje

Predstavljajte si odvetnika, ki deset let po cesti bere zapisnike, da bi našel dokaze o morebitnih kršitvah. Ne bi želeli, da bi okras v obliki pisanega prislova ali prepiha zameglil kakršno koli zgodbo o tem, kaj se je zgodilo.

7. Snemi glasove

Primarni namen zapisnika je snemanje glasov, ki jih sprejme odbor ali organizacija. Za trdno vodenje zapisov je treba omeniti, kateri udeleženec naredi gib, kaj dobesedno navaja gibanje in kateri udeleženec gibanje sekundira.

Podpredsednica Cindy Jacobsen je na primer predlagala, naj 50 odstotkov dohodka od darila fundacije ZZZ nameni štipendijskemu skladu CCC. Predsednik Roger McGowan je podprl predlog.

Tudi ta razčlenitev glasov mora biti izražena v nevtralnem jeziku: Odbor je soglasno glasoval o spremembi listine na naslednji način, ali odločitev o dodelitvi 1000 dolarjev za posaditev dreves je bila sprejeta 4 proti 1, predsednik odbora McGowan pa je nasprotoval.

Večina odborov poskuša glasovati soglasno. Včasih, da bi odboru pomagal doseči bolj koheziven rezultat, se lahko član odbora vzdrži glasovanja: predlog je bil sprejet s 17 proti 1 z enim vzdržanim glasom.

8. Pare Down Notes po srečanju

Po sestanku preberite svoje zapiske, medtem ko vam vse razprave ostanejo sveže v mislih, in po potrebi popravite. Nato zapisnike sestankov sestavite na najnujnejše in na kratko predstavite razpravo, ki povzema argumente za in proti odločitvi.

Ljudje pogosto govorijo pogovorno ali v idiomih, na primer v: To sploh ni v igrišču ali pa že začnete zveni kot pokvarjena plošča. Čeprav vas bo morda zamikalo, da boste v minutah ohranili natančen jezik, da boste dodali barvo, se upirajte.

Če so predstavitve del sestanka, v zapisnik ne vključite informacij iz Powerpointa. Kljub temu boste želeli posneti ključne točke razprave po predstavitvi.

9. Lektorirajte previdno

Prepričajte se, da ste pravilno napisali vsa imena, vnesli pravilen datum sestanka in da so se vaši zapisniki jasno brali.

Črkujte kratice ob prvi uporabi. Ne pozabite, da lahko opombe pregledujejo tudi drugi, ki jim kratice niso znane. Bodite dosledni pri naslovih, ločilih in oblikovanju. Zapisnik mora biti izpiljen in profesionalen.Oglaševanje

10. Širi široko

Po odobritvi po e-pošti pošljite zapisnik celotnemu penzionu - in ne samo udeležencem - na pregled. Vaše minute bodo pomagale, da bodo tisti, ki so bili odsotni, obveščeni o pomembnih dejanjih in odločitvah.

Na začetku naslednje seje pokličite potrditev zapisnika. Upoštevajte morebitne popravke. Dogovorjene spremembe na sestanku poskušajte izdelati tako, da ne boste porabili ogromno časa za popravke.

Prosite za predlog za potrditev zapisnika z dogovorjenimi spremembami. Ko udeleženec predlaga predlog, prosite, da ga predloži druga oseba na sestanku. Pravijo, da je vse odobreno. Vedno vprašajte, ali je kdo, ki tega ne odobri. Če predpostavimo, da ne, potem recite: Zapisniki z našega zadnjega sestanka se sprejmejo, ko se izvedejo dogovorjene spremembe.

11. Datoteka natančno

Ker so zapisniki pravni dokument, bodite previdni pri vložitvi. Prepričajte se, da je ime datoteke dokumenta skladno z imeni datotek predhodno vloženih zapisnikov.

Občasno člani organizacije morda želijo pregledati pretekle minute. Vedite, kje so vloženi zapisniki!

Eno opozorilo

V današnjem času visoke tehnologije se lahko vprašate: Ali ne bi bilo preprosteje posneti sestanka? To je odvisno od protokolov organizacije, verjetno pa ne.

Vprašajte, katera pravila veljajo za organizacijo, kjer si zapisujete minute. Ne pozabite, da so zapisniki zapis o tem, kaj je bilo narejeno na sestanku, in ne o tem, kar je bilo rečeno na sestanku.

Zapisnik odraža odločitve in ne razprave. Zapisnik kljub njihovemu imenu ni zapis iz minute v minuto.

Spodnja črta

Če želite postati strokovnjak, ki zapisovalce zapisuje, potrebujete izostren posluh, pripravljenost za učenje in nekaj prakse, toda z upoštevanjem teh nasvetov boste kmalu postali usposobljeni.