Ko se zgodijo večje življenjske spremembe ali motnje, je upravljanje s časom ena prvih stvari, ki odletijo skozi okno. V teh situacijah lahko čas izgubi vse definicije. Razumljivo je, da izraza nujno in pomembno dobivata nov pomen.

V svoji knjigi 7 navad visoko učinkovitih ljudi , Steven Covey je populariziral koncept, ki ga imenuje matrika upravljanja časa. Covey čas, ki ga preživimo v budnem stanju, razdeli na štiri kvadrante:

• Kvadrant 1 : Nujno in pomembno. Primeri: pomoč v nujni medicinski pomoči ali preprečevanje, da bi majhen otrok naletel na promet.
• Kvadrant 2 : Ni nujno, ampak pomembno. Primeri: redno menjavanje olja v avtomobilu ali izpolnitev notranjega cilja podjetja, da se v roku ene ure smiselno odzove na vsak stik s stranko.
• Kvadrant 3 : Nujno, vendar ni pomembno. Primeri: sodelavec se ustavi, da vpraša o pikniku v podjetju, ali pa se odzove na omejene ponudbe.
• Kvadrant 4 : Niti nujno niti pomembno. Primeri: doomscrolling prek virov v družabnih omrežjih, odzivanje na komentarje spletnih mest, ki jih objavijo ljudje, ki jih ne poznate, ali televizijske seje.

Tu je matrični graf, ki ga prikazuje Sage Automation:^[1]

Da bi kar najbolje izkoristili te štiri kvadrante, moramo biti brutalno iskreni glede tega, kako - in čemu - določimo Coveyjeve pogoje. To lahko storite tako:

1. Postavite dolarsko sliko na svoj čas

Če želiš odpraviti zapravljanje časa v svojem življenju začnite ravnati s svojim časom, kot da gre za denar. Če upoštevamo čas kot sredstvo, se lahko počutimo kot nekoliko nejasen koncept. Prilepitev dolarskih napisov na vaše ure bo v naglici prineslo jasnost.

Finančni strokovnjak Dave Ramsey predlaga, da sledite vsakemu zasluženemu peniju tako, da ves svoj denar dodelite kategoriji. Na primer, 1000 USD vaše naslednje plače bi lahko spadalo v kategorijo najemnine, 400 USD bi šlo za živila itd.Oglaševanje

Dokler ne začnete poimenovati in slediti svojemu času, upravljanje časa ne bo nič drugega kot ugibanje in čustva. Združevanje matrice upravljanja časa Covey in tehnike Ramsey je prvi korak k temu, da se postavite na voznikov sedež upravljanja časa. Mogoče se odločite, da ima vaš čas denar v vrednosti 30 USD na uro. Na koncu popivanja Netflix na primer ugotovite, da ste porabili 4,5 ure. To doseže neto vrednost 135 USD. Zapišite to v dnevni dnevnik pod zabavo.

Če ste takšni kot večina ljudi, bo trenutek jasnosti verjetno nastopil konec meseca, ko boste sešteli vrednosti dolarjev, ki ste jih dodelili različnim življenjskim kategorijam.

Čeprav ste morda skomignili s 135 dolarjev, porabljenimi za en sam televizijski pijan, kako se boste počutili, ko boste odkrili, da ste v enem mesecu v tej kategoriji zapravili 1.485 dolarjev? Kot referenčna točka je vaš razpoložljivi popis časa za 31-dnevni mesec, ob predpostavki 16 budnih ur na dan, 14.880 USD. Verjetno je samo delovni čas vpil nekaj v razponu od 4.500 do 6.000 dolarjev.

Zdaj imate moč vnesti resnično jasnost pri upravljanju svojih prednostnih nalog. Je bilo gledanje televizije res vredno skoraj 10% celotne budnosti? Na to vprašanje lahko odgovorite samo vi.

2. Pripravite se na uspeh matrice upravljanja časa

Najprej zapišite vsako nalogo

V tem trenutku vse, kar poskušate storiti, je izprazniti možgane. Ne porabljajte energije za razmišljanje o nujnosti, pomembnosti ali roku. Ta del bo prišel kasneje. Za zdaj se potrudite, da vse naloge, ki brnijo v možganih, spravite v preglednico ali na papir.

Uporabite orodja, ki vam najbolj ustrezajo, da boste lahko čim hitreje raztopili svoje misli. Ne ustavite se, dokler ne boste prepričani, da ste vse ujeli.

Nato vsaki nalogi dodelite rok

Začnite tako, da izpolnite roke, za katere veste, da so postavljeni v kamen. Da bi ohranili zdrave odnose, boste želeli dati prednost drugim, ki ste jih že prevzeli. Če je mogoče, postavite svoje roke pred tem, kar ste obljubili - ta prilagodljivi čas boste morda potrebovali še naprej. Začnite s ciljem upravljanja s časom, da boste znani kot vrsta človeka, ki premalo obljublja in preveč daje.Oglaševanje

Izpostavite naloge, za katere veste, da so nujne. Bodite previdni pri uporabi izraza nujno. Kar se vam zdi nujno, morda ne bo imelo posledic za vašo družino, prijatelje in stranke. Vsak mora najti osebno delovno definicijo, vendar za začetek to klasifikacijo uporabljajte zmerno.

Pri razvrščanju dajte prednost prejšnjim obveznostim. Vedno se lahko vrnete in nadgradite določeno nalogo na to stanje, vendar najprej začnite s prikazom omejitve. Konec koncev, če je vse nujno, potem nič ne more biti zares nujno.

Razvrstite svoj seznam po pomembnosti

Tu se lahko uporaba preglednice namesto papirja resnično obrestuje. V preglednico vstavite stolpec s pomembnostjo ali izberite pisalo ali barvo druge barve, če uporabljate papir ali indeksne kartice. Vsaki nalogi dodelite oceno pomembnosti od 1 (sploh ne pomembne) do 100 (najpomembnejše).

Osebno rad uporabljam lestvico od 1 do 100 zaradi razdrobljenosti, ki jo zagotavlja. Na primer, dve nalogi lahko ocenite 8 na lestvici od 1 do 10, vendar lahko med razvrščanjem razlikujete med 82 in 88.

3. Vključite svoje življenje v matriko upravljanja časa

Zdaj pa stopite korak nazaj in si oglejte, kaj imate. Če ste opravili domačo nalogo, bi morali zdaj videti vsako svojo nalogo skupaj z uvrstitvami glede pomembnosti in nujnosti.

Vsako nalogo začnite premikati v enega od štirih kvadrantov matrike upravljanja časa. Začnite z očitnimi umestitvami. Ko so v mreži, lahko ocenite neposredne klice, ki bi lahko upravičeno končali v enem od dveh kvadrantov. Predmete lahko začnete prerazporejati po pomembnosti ali nujnosti, in to je v redu. Morda se zavedate, da nekatere naloge niso tako pomembne ali nujne, kot ste sprva mislili.

V1: Vzdrževanje odprtega pristajalnega pasu

Poskusite, da čim več stvari ostane zunaj nujnega in pomembnega kvadranta. To morda ne bo mogoče ob vašem prvem poskusu upravljanja s časom, vendar si postavite dolgoročni cilj, da v Q1 ohranite nekaj odprtega prostora. To lahko dosežete tako, da se čim bolj učinkovito in uspešno ukvarjate z nalogami, ki se pojavijo v ostalih treh kvadrantih.Oglaševanje

Na primer, zaposlen ustanovitelj zagona bo še vedno želel ostati v formi, vendar ne bo imel časa, da bi ga preživel v telovadnici. Avtor uspešnic Wall Street Journal dr. John Jaquish priporoča trening s spremenljivo odpornostjo nad treningom z velikimi utežmi. Znanstveno je dokazano, da trening s spremenljivo odpornostjo prinaša boljše rezultate v kondiciji v veliko krajšem času, pravi dr. Jaquish. To lahko v kombinaciji z visoko beljakovinsko prehrano podjetnikom prinese želene rezultate, ne da bi pri tem žrtvovali dragocene ure svojega dneva.

Očitno je, da lahko čez 10 minut pokličete stranko, ki takoj postavi nekaj v Q1. Nobeno načrtovanje ali priprava z vaše strani ne bi mogla preprečiti, da bi tam pristal, zato niste vi krivi. Vaša naloga je, da je pristajalni pas na voljo za to možnost.

V2: Izločite te naloge z namenskimi časovnimi bloki

Če je nekaj pomembno, obstaja velika verjetnost, da sčasoma postane nujno. Na primeru zamenjave olja očitno želite to nalogo rešiti, preden vam motor zažene. Če tega ne storite, je treba nalogo Q2 nenadoma prerazvrstiti v Q1, zato boste imeli povsem novega Q1, ki bo delal družbo: poiščite najem avtomobila.

Druge naloge v drugem četrtletju morda nikoli ne bodo nujne, vendar to ne zmanjša pomembnosti teh predmetov večje slike. Morda ste se zavezali, da se boste naučili več, da bi pomagali napredovati proti rasizmu na delovnem mestu, ugotavlja avtorica in sodelavka Forbesa Dana Brownlee. Ta cilj se najverjetneje ne bo uresničil, dokler ne boste v koledarju proaktivno blokirali časa, da si zagotovite potreben čas za dosego tega cilja.^[dva]

Brez zavestnega prizadevanja za razporejanje teh nalog bodo ostale za vedno razveljavljene.

V3: Postavite nekaj nujnih vprašanj nekaj vprašanj

Vsaj ena težava te kategorije je, da se nujne naloge pogosto predstavljajo kot pomembne. Običajno je zamenjati oba, zato je ključnega pomena, da se naučimo to razlikovati. Besedilo potencialne stranke, za katero upate, da bo pristala, je nujno, medtem ko lahko e-poštno sporočilo vašega zavarovalnega zastopnika, ki želi določiti letni pregled police, verjetno počaka do petka.

E-pošta, glasovna pošta, besedilna sporočila in druge oblike takojšnje komunikacije skoraj vedno nosijo občutek nujnosti, vendar morda niso pomembni. Ko si ogledujete stvari, ki so pristale v tretjem četrtletju, se vprašajte, ali delite pošiljateljev občutek nujnosti ali ne. Morda je čas, da se odjavite za nekatere skupine, posameznike ali novice, da zmanjšate nered v tretjem četrtletju.Oglaševanje

V4: Izkoristite svoje nujne in nepomembne dejavnosti

Q4 je kvadrant, ki ga vsak vodja časa rad zavrže, vendar ne bodite tako hitri. Čeprav želite vsekakor odpraviti zanič čas, je to tudi kvadrant, v katerem živijo izpadi. Namesto da bi se zaobljubili, da boste v celoti zaklenili vse dejavnosti Q4, kar najbolje izkoristite tiste, s katerimi se ukvarjate.

Najprej začnite z odstranjevanjem ali prenašanjem nalog, ki niso najboljši izkoristek vašega časa. Seveda je treba to poročilo preoblikovati, toda pripravnik bi to verjetno lahko naredil namesto vas. Uporabite prodajno programsko opremo za avtomatizacijo e-poštnih sporočil za iskanje, tako da vam ni treba poslati vseh.

Pri odmoru se zavedajte dejavnosti, zaradi katerih se počutite osveženi, in tistih, zaradi katerih se počutite izčrpani. Recite da temu sprehodu po gozdu in ne prepiranju z neznanci na družbenih omrežjih. Z modro izbiro prostočasnih dejavnosti boste kar najbolje izkoristili svoj Q4.

Končne misli

Coveyjeva matrika upravljanja časa je izjemno orodje, ki ga lahko sprejmete, ko se vam zdi, da vas urnik nadzoruje namesto obratno. Vaš uspeh bo verjetno odvisen od tega, kako iskreni ste do sebe pri dodeljevanju etiket.

Ne bojte se vprašati, ali je to resnično nujno? Prav tako boste morali natančno ločiti med tem, kaj je pomembno za vas in kaj za nekoga drugega. Vse preveč enostavno je nekritično sprejeti oznako pomembnega ali nujnega nekoga drugega.

Obstaja čudovita točka upravljanja časa, ki vam daje popoln nadzor nad vašim urnikom, ne da bi se zavili v togo razmišljanje. Zlasti podjetniki bodo morali v svoje urnike vnesti nekaj prilagodljivosti, da bodo lahko izkoristili priložnosti Q1, ki se pojavijo nenapovedano. Vendar preveč fleksibilnosti in na koncu boste zapravili čas. Ko tehnike Coveyja in Ramseyja prilagajate svojemu življenju, si privoščite nekaj milosti, da naredite napake in jih po potrebi prilagodite. Prišli boste tja.

Več nasvetov za učinkovito upravljanje časa

• 10 praktičnih načinov za izboljšanje spretnosti upravljanja časa
• 10 preverjenih veščin upravljanja s časom, ki bi se jih morali naučiti danes
• Kako povečati produktivnost dela: 9 osnovnih pravil

Prispevek za fotografijo: explorenation # prek unsplash.com Oglaševanje

Referenca