Medtem ko nas dobri pomočniki lahko osvobodijo rutinskih pisarniških operacij in varujejo naše urnike, lahko izvrstni pomočniki opravljajo rutinska nenadzorna dela, ki jih običajno opravlja vodja ali izvršni direktor, s čimer se osredotočimo na naloge na višji ravni.Oglaševanje

POGLEJ TUDI : Štiri učinkovita zdravila proti naravnemu stresuOglaševanje

Za tiste, ki imamo srečo, da imamo odlične pomočnike, vemo, kako pomembno lahko izboljšajo našo učinkovitost. Bil sem blagoslovljen z dvema neverjetno odličnima asistentoma, in čeprav je vsak od njih prešel na večjo odgovornost, njihovi prispevki ostajajo pri meni.Oglaševanje

Visoki izplačilni prispevki

Naslednji štirje elementi so naloge (ali področja uspešnosti), ki jih lahko zaupanja vreden asistent takoj opravi, tako da takoj osvobodi vaš čas do nekaj ur na dan in bistveno izboljša delovanje vaše pisarne - razen če to že ni natančno nastavljen stroj.Oglaševanje

1. Bodite skrbnik svojega urnika. Spodbujajte svojega pomočnika, da prevzame odgovornost za učinkovitost vašega urnika. Prepričajte se, da razume vašo delovno prednost in kdo lahko - in bi smel - preglasiti vaš načrtovani dan. Nato naj vaš pomočnik začne urejati vaše sestanke namesto vas. Vsako jutro in popoldan se srečajte z njim, da ga nekaj tednov pregledate, nato pa sestanke zmanjšajte na pogostost, ki vam ustreza.
2. Filtrirajte in naročite svoj e-poštni naslov. Res. Zakaj ti se morate odločiti, katero e-pošto ste prebrali - in zakaj bi morali to odločitev večkrat sprejeti glede na to, kdaj jo nekdo pošlje? Ljudje pošiljajo preveč elektronske pošte in skoraj ne presojajo, kako bi bilo bolj učinkovito. Pomočnik naj se odloči, kaj in kdaj morate prebrati. Kako boste oba organizirali ta postopek, je odvisno od vas.
3. Na sestankih si zapisujte teme, ki vas zanimajo. Če učinkovito uporabljate svojega asistenta, se že zaveda, kakšne informacije potrebujete za dobro opravljanje svojega dela. Pomagajte jim, da jo pridobite, in jih spodbujajte, da vas ozaveščajo o stvareh, o katerih niste vprašali.
4. Ugotovite izboljšave v pisarniškem poslovanju. Ta je enostaven. Ali pa lahko to otežite. Če nimate druge osebe, ki bi bila vodja pisarne, bo vaš pomočnik v odličnem položaju, da priporoči - ali preprosto uresniči - izboljšave pri pretoku ljudi in informacij v vašo organizacijo in iz nje. Dajte jim odgovornost in pooblastila za to.

Potencialni izmenjevalci iger

Preostali štirje predmeti vsebujejo predmete, s katerimi so nekateri upravitelji prijetni, nekateri pa mnoge zelo neprijetno z. Nihče ni obljubil, da je bilo upravljanje enostavno; ti potencialni menjalniki iger vam lahko pomagajo, da odličen asistent pomaga, da ste bistveno bolj učinkoviti.

1. Odgovorite na rutinsko e-pošto za vas. Mnogi od njih so dokaj enostavni. Tipični primeri vključujejo rutinske zahteve za informacije, odgovore na e-poštna razporejanja in poizvedbe, za katere vaše strokovno znanje ali posebne odločitve niso potrebne. V drugih primerih, če dovolite asistentu, da razume, kako bi se odzvali na podobna sporočila, mu omogočite, da pripravi odgovore za vaš pregled in prenos.
2. Udeležite se sestankov brez odločitve. Če je namen sestanka širjenje informacij in ne odločanje, vam lahko vaš asistent sprosti nekaj časa za druge stvari, tako da se udeleži teh sestankov in zbere informacije. Nato ga lahko strnejo v pregled.
3. Pokažite potencial za napredovanje. Nekateri res odlični pomočniki so te vloge zelo veseli in nimajo želje, da bi se premaknili na druge položaje ali si pridobili dodatno odgovornost, tudi če izkažejo svojo sposobnost. Drugi imajo sposobnost in željo po večji odgovornosti. Razmislite o tem, da bi jim ga dali. V nasprotnem primeru izgubite odličnega asistenta in tudi potencialno uspešnega za drugo službo.
4. Ugotovite potencialne talente za vas. Kaj?! Naj vaš pomočnik najde talent za vas ?! Zakaj ne? Če ima pomočnik zmožnost, zakaj jo zapravljati? Le malo ljudi bo poznalo vaše organizacijske potrebe in agendo upravljanja, pa tudi vašega pomočnika, malo ljudi pa je tako dobro pripravljenih, da prodajo za vas. Ali to pomeni, naj jim najamejo talent? Ne. Ne predlagam prenosa pooblastila za najem. Predlagam, da izkoristimo razpoložljiva sredstva, da dosežemo večjo učinkovitost z omejenim časom in sredstvi.

(Foto kredit: Slušalke, ki nosijo mlado žensko preko Shutterstock)