V štiridesetih letih dela sem se vedno pritoževal nad dolgimi, dolgočasnimi in neproduktivnimi sestanki, zato se pridružite klubu! Da, srečanja v starem slogu negativno vplivajo na moralo, produktivnost in motivacijo.^[1]

On (Warren Buffett) ne dovoli, da bi se njegov koledar polnil nekoristnih sestankov. - Bill Gates

Zakaj torej sestanki ne morejo biti krajši, bolj produktivni in celo, upam si reči, zabavni?

Dobra novica je, da številna podjetja zdaj vodijo pri vodenju svojih sestankov.

Tu je 12 skrivnosti produktivnega srečanja. Če ste vodja ali vodja ekipe, jih boste morda želeli uvesti. Če ste član ekipe, lahko vedno podate predloge, da sestanki resnično postanejo zelo produktivni.

1. Čas ni resnično vprašanje

Večina ljudi se pritožuje, da nimajo dovolj časa in sestanki jim lahko oropajo to dragoceno dobrino. Drug način gledanja na to je, da se preprosto osredotočite na raven energije, ki jo imate.

Načrtujte odmore, da bo raven produktivnosti čim večja.Oglaševanje

Upravljajte s svojo energijo, ne s svojim časom. - Tony Schwartz

2. Naj bodo sestanki krajši

Nastavitev časovne omejitve 10 ali 15 minut lahko resnično pomaga. Nekateri upravitelji dejansko dobijo časovnik, ki se izklopi, ko je sestanek končan. Ni naključno, da imajo pogovori TED največ 18 minut.

Razlog je v tem, da vse raziskave kažejo, da naša pozornost počasi upada, če sestanki ali pogovori trajajo dlje. Študije, opravljene na Teksaški krščanski univerzi, kažejo, da si študenti po krajših poukih zapomnijo več informacij.^[dva]

3. Načrtujte sestanke samo po potrebi

Večina podjetij ima določen čas in dan za sestanke. To pomeni, da se produktivnost upočasni, samo zaradi določenega urnika.

Veliko bolje se je srečati, ko je treba stvari narediti, sprejeti odločitve in dokončati akcijske točke.

4. Spoznajte stoje ali nekje drugje

TOzelo zanimiva raziskavakaže, da sedenje povečuje ozemeljska vprašanja.^[3]

Ljudje se počutijo prijetno in želijo tudi uveljaviti svoj položaj ali avtoriteto.To ni tako enostavno narediti, ko stojiš. Oglaševanje

Udeleženci se počutijo manj sproščene in želijo stvari opraviti hitreje. Obstajajo tudi drugi inovativni načini sestankov.

Kjerkoli že ste, bodite inovativni s svojim prostorom. Poskusite stand-up sestanek ali pustite mize in se odpravite v park. Umaknite se iz svojega vsakdanjega okolja. - Richard Branson

5. Načrtujte dnevni red vnaprej

Kratek sestanek še vedno potrebuje dnevni red in ga je treba, če je mogoče, razširiti pred sestankom. Ljudem pomaga pri pripravi in ​​osredotočanju na vprašanja, o katerih je treba razpravljati.

Tukaj je Kako sestaviti dnevni red srečanja morilcev, ki je preprost in učinkovit .

6. Ustvarite brezplačno cono za pametni telefon

Na srečanjih vprašajte ljudi o svojih kolegih, ki uporabljajo pametne telefone ali tablice. Večina to zameri, saj kaže na pomanjkanje spoštovanja in tudi na to, da je polno sodelovanje neenotno ali odsotno.^[4]

Veliko bolje je, da prostor za sestanke naredite za prosto območje za pametne telefone in spodbujate ljudi, da puščajo telefone zunaj v košarici s priloženo objavo. Bela hiša to že počne.

7. Omejite število udeležencev

To je eno od priporočil, omenjenih v prispevku Kristen Gil, 'Start-Up Speed'.^[5]Je podpredsednica poslovnega poslovanja pri Googlu.Oglaševanje

Če udeležence omejite na tiste, ki so neposredno vključeni v projekt ali postopek, ostane ostalim več časa, da nadaljujejo s svojim delom.

8. Sestanek vodite kot ure

Vodenje sestanka je res spretna naloga. V idealnem primeru morate narediti nekaj ali vse naslednje:

• Navedite namen sestanka, npr. - Danes se sestajamo, da zaključimo obisk revizorjev.
• Posredovanja, ki niso povezana s temami, naj bodo z dnevnega reda. Če je na koncu čas, jih lahko postavijo na 'parkirišče'.
• Spodbujajte vse, naj vstopijo.
• Odvračajte razstave.
• Držite se dodeljenega časa.

9. Odstranite akcijske točke

Oseba, ki vodi sestanek, mora v kratkem času držati vse skupaj na pravi poti.

V praksi to pomeni, da imajo ljudje na koncu seznam akcijskih točk in da so te označene na DRI (neposredno odgovorni posameznik).^[6]

10. Dovolite tranzitni čas

Poskrbite, da je pred sestankom programirano dovolj časa, da lahko ljudje dejansko pridejo tja pravočasno.

Omogočanje desetih minut pred in po drugih zarokah pomaga ljudem, da se zberejo in načrtujejo svojo odsotnost, čeprav je zelo kratka.

O odločitvah se vodi evidenca, ki jih je mogoče poslati v opomin vsem udeležencem.Oglaševanje

11. Oris rezultatov in načrt za naslednje srečanje

Ob predpostavki, da bodo akcijske točke prinesle potrebne rezultate, je vedno dobro poudariti, kaj naj zajema naslednje srečanje.

Tega ni treba postaviti v kamen, ampak mora ustrezati poslovnim in tržnim načrtom. Pomaga tudi pri poudarjanju dolgoročnih ciljev.

12. Spodbujajte usposabljanje za spretnosti

Prenos nekaterih nalog na sestankih pred in med sestankom je odličen način za pristop k treningu spretnosti.

Odločite se, kdo bo odgovoren za zapisovanje akcijskih točk, časovnega razporeda in dnevnega reda. To lahko storite v rotaciji, tako da boste še vedno v celoti odgovorni za vodenje sestanka. Za lažje učinkovito pisanje zapisnikov sestankov si oglejte te nasvete: Kako napisati odlične zapisnike za sestanke, da se v prevodu nič ne izgubi

Več o produktivnosti pri delu

• Kako biti produktiven pri delu: 9 osnovnih pravil
• 6 preprostih navad pri delu, ki bodo takoj povečale vašo produktivnost
• Pomodorova tehnika: ali je prav, da povečate produktivnost?
• Kako lahko formula produktivnosti motivira zaposlene za učinkovito delo

Prispevek za fotografijo: Odklenite prek unsplash.com

Referenca