10 ključnih elementov učinkovitih sestankov, da se izognemo zapravljanju časa

10 ključnih elementov učinkovitih sestankov, da se izognemo zapravljanju časa

Vaš Horoskop Za Jutri

Učinkoviti sestanki so eden od načinov razprave in reševanja problemov, ne samo v podjetju, temveč v kateri koli organizaciji. Naj bo to šef ali zaposleni, vsak lahko prispeva in govori.

Čeprav so sestanki potrebna orodja za produktivnost, se nekatera srečanja preprosto ne obnesejo in na koncu zapravijo čas in energijo vseh.



Obstajajo poenostavljene metode in elementi za izvedbo učinkovitega in uspešnega sestanka, od katerih bo 10 predstavljenih tukaj.



1. Določite jasen namen sestanka

Pred sklicem na sestanek morate najprej vprašati:

Zakaj in kaj za?

Sestanek bo učinkovit le, če bodo jasni njegov namen in cilji, ne glede na to, ali gre za reševanje spora med zaposlenimi ali razpravo o krizi podjetja. To vključuje tudi doseganje določenega rezultata, ki je najverjetneje povezan z namenom.



Pred pošiljanjem vabil vpletenim ljudem je treba načrtovati jasen namen. Prepričajte se, da natančno veste, zakaj se sestajate, in pričakovani rezultat.

2. Povabite samo potrebne ljudi

Imeti samo potrebne ljudi kot udeležence sestanka je še en korak k učinkovitemu sestanku.Oglaševanje



Ali je namen srečanja povezan z omrežno varnostjo podjetja? Povabite vodjo oddelka za IT.

Ali je namen srečanja povezan s prihodnostjo podjetja? Povabite šefa in sodelujoče zaposlene.

Sestanka naj se udeležijo samo ljudje, ki so neposredno povezani s pričakovanim izidom.Tako ne boste izgubljali časa in produktivnosti drugih. Tako bodo tudi številke čim nižje, kar pomeni manj prekinitev in motenj.

3. Odobrite končni razpored

Ko delate na učinkovitih sestankih, ustvarite dnevni red za sestanek. To mora vključevati akcijske točke, kraj, čas začetka in konca ter udeležene ljudi. Nato memorandum po e-pošti pošljite potrebnim osebam ali ga položite na njihovo mizo.

Ne čakajte na ljudi, ki zamujajo, in poskrbite za sestanek začne pravočasno .Sprva to morda ni lahko, še posebej, če ste popustljiv. Toda spoznali boste, da je to pomembno ne samo za vas, ampak tudi za druge ljudi.

Ljudem bo sestanek bolj všeč, če bo pred njimi postavljen dnevni red. To bo tudi zmanjšalo trivialne zadeve, na primer nepotrebne predstavitve ali vstavljanje naključnih vprašanj.

4. . Ustvarite pravilo za pametne telefone ali tablične računalnike

Težko je tekmovati za pozornost ljudi, še posebej, če uporabljajo svoje telefone ali tablične računalnike.

Večopravilnost je že sama po sebi problematična stvar, še huje pa je, ko se morate pomeriti z napravami, posebej zasnovanimi za pritegnitev pozornosti ljudi. Raziskave kažejo, da večopravilnost med različnimi mediji povzroča slabšo obdelavo informacij ter nižjo zmogljivost in produktivnost.Oglaševanje

V eni študiji so rezultati pokazali, da so večopravilniki težkih medijev bolj dovzetni za motnje zaradi nepomembnih okoljskih dražljajev in nepomembnih predstav v spominu.[1].

Če želite zagotoviti, da se bodo udeleženci srečanj osredotočili na dnevni red, prepovejte uporabo pametnih telefonov in tabličnih računalnikov, tako da se bo vsak udeleženec osredotočil na svojo nalogo.

5. Določite moderatorja

Čeprav ste vi tisti, ki načrtujete sestanek, to ne pomeni, da ste tudi vi moderator.

Premislite, ali ste najbolj primerna oseba za moderiranje sestanka ali bi to lahko naredil nekdo drug. To bo verjetno odvisno od teme. Ne oklevajte in za moderatorja določite druge usposobljene ljudi, če menite, da je to najbolje za produktivnost[dva].

Seveda bi moral biti moderator nekdo, ki zna voditi učinkovite sestanke. Moderator mora delovati tudi kot merilec časa in paziti na pravilen potek sestanka, pri čemer mora biti dnevni red na pravi poti. Verjetno je, da bo srečanje na ta način uspešnejše.

6. Imejte manj, boljših srečanj

Namesto da bi sklicali sestanek vsakič, ko v podjetju pride do težave ali spora, poiščite druge načine za njihovo rešitev.

Obstaja veliko alternativ za sestanke, ki so bolj učinkoviti in uspešni kot neoptimalni sestanki. Pošiljanje e-pošte ali pogovor z odgovornimi osebami je le nekaj načinov, na katere lahko onemogočite sestanke.

V tem članku najdete več idej za alternative sestankom.Oglaševanje

Če pokličete čim manj sestankov, bodo udeleženci bolj navdušeni nad udeležbo. Zagotoviti morate kakovost svojih sestankov in to lahko storite tako, da se izognete nepotrebnim.

7. Ločite čas prehranjevanja od časa sestanka

Če med sestankom počnete druge stvari, boste zmanjšali pozornost vseh, kar vključuje tudi prehranjevanje. Dobro je, da trideset minut do ene ure pred časom sestanka določite čas prehranjevanja. To bo zagotovilo, da ljudje med sestankom ne bodo jedli, kar se nato izogne ​​nadaljnjim motečim dejavnostim.

Med obrokom ali med jedjo lahko vsi jedo in se malo pogovarjajo. Toda med sestankom bi se morali vsi osredotočiti na dnevni red in skupaj razmišljati.

Tako lahko sledite svojemu načrtu, posvetite svojo pozornost izpolnjevanju namena sestanka in pametno upravljate svoj čas.

8. Preglejte sklepe sestanka

V zadnjih petih do desetih minutah sestanka preglejte vse sprejete odločitve in sprejete ukrepe. Preden vsi odidejo, je treba doseči jasen dogovor med udeleženci in namen sestanka. To zagotavlja, da so vsi zadovoljni z njihovimi poizvedbami in vključeni prispevki.

Ponuja tudi priložnost za vsakogar, da izrazi končne dvome ali vprašanja ali izmenja informacije, ki so pomembne za odločitve, kar je ključnega pomena za učinkovite sestanke.

Moderator bi moral razrešiti vsa nesoglasja med udeleženci pred koncem sestanka in najti jedrnate rešitve svojih težav. Pomembno je, da vsi sprejmejo tisto, o čemer se je razpravljalo na sestanku.

9. Vsakemu udeležencu pošljite nadaljnje sporočilo

Najmanjše črnilo je močnejše od najmočnejšega spomina. -Kitajski pregovor

Vsak udeleženec ima zunaj sestanka svoje težave. Zato nekateri ljudje pogosto pozabijo nekatere stvari, četudi so pomembne. Če želite zagotoviti, da si bodo ljudje zapomnili, o čem je bilo govora na sestanku, pošljite nadaljnje sporočilo po e-pošti ali ga pustite na svoji mizi.

To bi moralo biti kratko in prijetno, zajemati razprave in zaključke. Vključuje lahko tudi hitro zahvalo za sodelovanje.

10. Pošljite ocenjevalni list

Moramo priznati, da vsi ne marajo ideje o sestankih. Za te ljudi moramo najti načine, da jim bo udobno, kadar bodo vključeni na sestanek.

Nekateri med njimi ne bodo povedali, v čem so težave, zato je ocenjevalni list priročno orodje za pridobitev njihovih povratnih informacij.

Oglejte si ta članek za več informacij o tem, zakaj so povratne informacije tako pomembne.

Preverite povratne informacije udeležencev, vključite zahteve udeležencev na naslednje srečanje in spremenite postopek, ki povzroča nelagodje.Za izvedbo učinkovitih sestankov je ključnega pomena zagotoviti, da se ljudje počutijo udobno.

Končne misli

Srečanja so pomembna, vendar ne pomeni, da so vedno produktivna. Pomembno je, da se najprej naučite voditi uspešne sestanke, preden pričakujete, da bo vse potekalo brez težav.

Ne pozabite, da je učinkovito srečanje proces, pri katerem morajo vsi sodelovati.Oglaševanje

Teh 10 preprostih nasvetov, kako voditi učinkovite sestanke, vam bo zagotovo pomagalo postati boljši vodja in soigralec. Zdaj nadaljujte in te nasvete vključite v svojo vsakodnevno sejo in pustite, da produktivnost teče.

Več nasvetov o tem, kako voditi učinkovite sestanke

Prispevek za fotografijo: Christina @ wocintechchat.com prek unsplash.com

Referenca

[1] ^ PNAS: Kognitivni nadzor pri medijskih večopravilnikih
[dva] ^ Meeteor: 10 olajševalnih tehnik, s katerimi bodo vaša srečanja zapela

Kalorija Kalkulator